Olive 機能紹介

会議室管理

会議室の予約状況をスケジュールと連動して管理することができます。

役員会議室や応接室などの予約状況を管理することができます。会議室・応接室のロケーション単位での表示や、会議室毎にアクセス可能なユーザーの設定ができます。一覧・日・週・月画面の表示切替えや、Excelテンプレートの予定表への出力、画面イメージのPDF出力、検索結果のExcel出力を行うことができます。

レスポンシブ対応

こんなひとにおすすめ

全社会議室とは別に役員用会議室の管理を秘書が行っている
スケジュール変更に伴う会議室予約変更漏れ等による事故が発生したことがある
予定と紐づけるだけではなく、前後発生する会議室の準備時間も管理している

スケジュールと連動して自動更新

スケジュールを登録する際、会議室も同時に予約することができます。予定と連携して登録した会議室は、予定の変更と連動して変更することができるので、少ない手間で登録・更新ができるだけでなく、更新漏れを防ぐことも可能です。

準備・後片付けの時間を一緒に予約

実際に使用する時間帯の前後に、準備と後片付けの時間も一緒に予約することができます。前後の時間は自由に設定することができます。

役員応接・会議室の貸出し登録

役員応接室・会議室を一般社員に貸し出す際、役員が使われる予定と色分けをして登録することができます。

Olive 機能

スケジュール管理会議室管理配車管理慶弔贈答管理顧客管理接待場所管理来訪者管理おしらせ

秘書の方からの声

スケジュール管理では、定期的な予定を一括登録するのはもちろん、他の予定をコピーして新しい予定を登録することができます。この点は、とても効率的だと思いました。
スケジュール管理の画面に、予定に紐づく案内状や地図などのファイルを添付しておけます。一か所にまとまっているので、メールや他のフォルダーを探す必要がなくなり効率があがります。
（スケジュール、会議、来訪、配車は連動しているので）スケジュール管理で時間を変更するだけで、会議室の予約時間も一緒に変更になりますし、Wブッキング防止チェックもあるので、スケジュール管理のミスの心配が減りました。
スマートフォンやタブレットでも利用できるので、秘書が役員室等に出向き打合せをしていても、その場でスケジュールを確認したり、予定の登録・変更ができるようになったのが便利です。
役員スケジュールへのアクセス権限を11段階で設定でき、かつ、どの項目を誰に開示・非開示するのかを細かく設定できます。高いセキュリティ機能があるので、当初予定していたよりもユーザーの範囲を広げて利用しています。
削除とは別にキャンセルが用意されています。キャンセルされた予定はスケジュール上は見えませんが、データは残っているので、後から別の日で予定を復活させ再登録に利用できます。秘書の仕事を理解していて、業務をスピーディーに行えるように設計されていると感じます。
出張は出張中というスケジュールと、出張先での細かいスケジュールを重ねることができます。出張中、役員が時間刻みで移動しても、今どこで何をしているのか一目で分かります。
スケジュール機能の画面では役員の予定が一覧で表示されるのですが、グループ機能を使うとグループに登録された役員の予定だけに絞って見ることができます。サポートする役員が限られている場合など、とても便利です。