Olive 機能紹介

会議室管理


会議室の予約状況をスケジュールと連動して管理することができます。

役員会議室や応接室などの予約状況を管理することができます。会議室・応接室のロケーション単位での表示や、会議室毎にアクセス可能なユーザーの設定ができます。一覧・日・週・月画面の表示切替えや、Excelテンプレートの予定表への出力、画面イメージのPDF出力、検索結果のExcel出力を行うことができます。

会議室管理

レスポンシブ対応

スケジュールと連動して自動更新

スケジュールを登録する際、会議室も同時に予約することができます。予定と連携して登録した会議室は、予定の変更と連動して変更することができるので、少ない手間で登録・更新ができるだけでなく、更新漏れを防ぐことも可能です。

準備・後片付けの時間を一緒に予約

実際に使用する時間帯の前後に、準備と後片付けの時間も一緒に予約することができます。前後の時間は自由に設定することができます。

役員応接・会議室の貸出し登録

役員応接室・会議室を一般社員に貸し出す際、役員が使われる予定と色分けをして登録することができます。

秘書の方からの声


  • スケジュール管理では、定期的な予定を一括登録するのはもちろん、他の予定をコピーして新しい予定を登録することができます。この点は、とても効率的だと思いました。

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  • スケジュール管理の画面に、予定に紐づく案内状や地図などのファイルを添付しておけます。一か所にまとまっているので、メールや他のフォルダーを探す必要がなくなり効率があがります。

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  • (スケジュール、会議、来訪、配車は連動しているので)スケジュール管理で時間を変更するだけで、会議室の予約時間も一緒に変更になりますし、Wブッキング防止チェックもあるので、スケジュール管理のミスの心配が減りました。

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  • スマートフォンやタブレットでも利用できるので、秘書が役員室等に出向き打合せをしていても、その場でスケジュールを確認したり、予定の登録・変更ができるようになったのが便利です。

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  • 役員スケジュールへのアクセス権限を11段階で設定でき、かつ、どの項目を誰に開示・非開示するのかを細かく設定できます。高いセキュリティ機能があるので、当初予定していたよりもユーザーの範囲を広げて利用しています。

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  • 削除とは別にキャンセルが用意されています。キャンセルされた予定はスケジュール上は見えませんが、データは残っているので、後から別の日で予定を復活させ再登録に利用できます。秘書の仕事を理解していて、業務をスピーディーに行えるように設計されていると感じます。

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  • 出張は出張中というスケジュールと、出張先での細かいスケジュールを重ねることができます。出張中、役員が時間刻みで移動しても、今どこで何をしているのか一目で分かります。

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  • スケジュール機能の画面では役員の予定が一覧で表示されるのですが、グループ機能を使うとグループに登録された役員の予定だけに絞って見ることができます。サポートする役員が限られている場合など、とても便利です。

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