Olive 機能紹介

顧客管理

お客様に関するさまざまな情報を一元管理することができます。

名刺情報のほか、パーソナル情報や引継ぎが難しい秘書の知見などお客様に関する情報を一元管理することができます。役員の経歴書や企業情報などを添付しておけるので、ペーパレス化を図ることが可能です。

こんなひとにおすすめ

役員毎に個別で顧客情報が管理されていて秘書室内で把握できない
複数の企業を兼務しているお客様と付き合いがある
名刺情報だけではなく、年賀状や役員改選案内の管理も行いたい

名刺情報・パーソナル情報を管理

お客様が所属している会社の名刺情報を名寄せして管理することができます。食べ物のお好みなど引継ぎで漏れやすい秘書の知見も一緒に管理することができるので、異動時の引継ぎが容易になり、属人化を防ぐことができます。

年賀状など定期的なお付合いを管理

お中元お歳暮のやりとりやイベント案内の送付など定期的なお付合い情報を一緒に管理することができます。

顧客情報へ一括取込みが可能

CSVファイルを顧客管理に一括で取り込むことができます。他システムからの取込みや、他部門からの更新情報の取込みが簡単にできます。

Olive 機能

スケジュール管理会議室管理配車管理慶弔贈答管理顧客管理接待場所管理来訪者管理おしらせ

秘書の方からの声

スケジュール管理では、定期的な予定を一括登録するのはもちろん、他の予定をコピーして新しい予定を登録することができます。この点は、とても効率的だと思いました。
スケジュール管理の画面に、予定に紐づく案内状や地図などのファイルを添付しておけます。一か所にまとまっているので、メールや他のフォルダーを探す必要がなくなり効率があがります。
（スケジュール、会議、来訪、配車は連動しているので）スケジュール管理で時間を変更するだけで、会議室の予約時間も一緒に変更になりますし、Wブッキング防止チェックもあるので、スケジュール管理のミスの心配が減りました。
スマートフォンやタブレットでも利用できるので、秘書が役員室等に出向き打合せをしていても、その場でスケジュールを確認したり、予定の登録・変更ができるようになったのが便利です。
役員スケジュールへのアクセス権限を11段階で設定でき、かつ、どの項目を誰に開示・非開示するのかを細かく設定できます。高いセキュリティ機能があるので、当初予定していたよりもユーザーの範囲を広げて利用しています。
削除とは別にキャンセルが用意されています。キャンセルされた予定はスケジュール上は見えませんが、データは残っているので、後から別の日で予定を復活させ再登録に利用できます。秘書の仕事を理解していて、業務をスピーディーに行えるように設計されていると感じます。
出張は出張中というスケジュールと、出張先での細かいスケジュールを重ねることができます。出張中、役員が時間刻みで移動しても、今どこで何をしているのか一目で分かります。
スケジュール機能の画面では役員の予定が一覧で表示されるのですが、グループ機能を使うとグループに登録された役員の予定だけに絞って見ることができます。サポートする役員が限られている場合など、とても便利です。