Olive 機能紹介

スケジュール管理


役員スケジュールを効率的に管理・共有することができます。

予定の種類別に色分けし、一覧・日・週・月の画面に表示を切替えて、複数役員のスケジュールを一目で把握することができます。 スケジュールを登録する際、会議室や顧客情報などの付随情報を整理しながら予定に関連づけて同時に登録することができるので、入力の手間を省き、1画面で予定に関する情報を共有することができます。 またExcelテンプレートの予定表への出力、画面イメージのPDF出力、検索結果のExcel出力を行うことができます。

スケジュール管理

レスポンシブ対応

きめ細かなセキュリティレベル設定

ユーザー毎に役員予定の登録/参照権限、参照可能な範囲を11段階のレベルに分けて権限を設定できます。 また機密性の高い予定などは、個別に非公開予定として公開対象者を選択することが可能です。 秘書の方は安心して全ての情報をOliveに登録することができます。

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会議室・配車など他機能と連携登録

スケジュール登録画面から予定に関連する会議室管理配車管理顧客情報管理慶弔贈答管理接待場所管理来訪者管理と連携して登録することができます。 予定に関する情報を集約して管理できるだけでなく、二重入力を排除し、連携先の予定を同時に変更することができます。

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確定した予定のダブルブッキング防止

Oliveでは本登録と仮登録の2種類の登録方法をご用意しています。本登録は確定した予定なので、本登録の重複登録防止機能によりダブルブッキングを防止することができます。仮登録は調整中の予定なので、重ねて登録することが可能です。

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退任役員も対象に指定できる検索機能

フリーワード検索のほか、対象期間や面談相手など複数の条件を設定し、欲しい情報を簡単に検索することができます。キャンセル予定の条件設定や退任役員を検索対象に含めることも可能です。検索結果の並べ替えや、表示項目の設定、Excel出力が可能です。

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スケジュール調整が簡単な空き時間検索

対象時間や所要時間など細かく条件を設定し空き時間を検索することができ、スケジュール調整の手間を省くことができます。検索結果は一覧で表示され、候補時間帯の前後のスケジュールを確認しながら予定を組むことができます。

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キャンセルになった予定の保存機能

キャンセルになった予定を非表示にし、予定が復活した時にキャンセル予定を再表示し、再登録に利用することができます。入力の手間を省けるほか、キャンセルになった予定を履歴として残しておくことができます。

繰返し予定と会議室を一括登録

あらかじめ決まった行事や定例の会議など、複数の役員が出席する予定を一括で登録することができます。会議室管理とも連動しています。

役員の状況が一目で分かるプレゼンス機能

役員の現在の状況をスケジュール画面に表示できます。ステータスは自由に追加することができるので、自社にあわせた運用が可能です。離席中、取り込み中など役員の状況に応じたコミュニケーションが行えます。

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ユーザー自身で切替え可能なタイムゾーン

世界各地のタイムゾーンに対応しています。タイムゾーンはユーザー自身が簡単に変更することができます。海外出張で一時的にタイムゾーンが変わる場合や、時差がある拠点とのスケジュール調整やコミュニケーションをスムーズに対応できます。

Sansanから名刺データを自動取り込み

営業DXサービス「Sansan」から名刺データを自動的に取り込むことができます。同じ名刺データを2度入力する必要は、もうありません。OliveではSansanなど他システムとの連携が可能です。

秘書の方からの声


  • スケジュール管理では、定期的な予定を一括登録するのはもちろん、他の予定をコピーして新しい予定を登録することができます。この点は、とても効率的だと思いました。

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  • スケジュール管理の画面に、予定に紐づく案内状や地図などのファイルを添付しておけます。一か所にまとまっているので、メールや他のフォルダーを探す必要がなくなり効率があがります。

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  • (スケジュール、会議、来訪、配車は連動しているので)スケジュール管理で時間を変更するだけで、会議室の予約時間も一緒に変更になりますし、Wブッキング防止チェックもあるので、スケジュール管理のミスの心配が減りました。

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  • スマートフォンやタブレットでも利用できるので、秘書が役員室等に出向き打合せをしていても、その場でスケジュールを確認したり、予定の登録・変更ができるようになったのが便利です。

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  • 役員スケジュールへのアクセス権限を11段階で設定でき、かつ、どの項目を誰に開示・非開示するのかを細かく設定できます。高いセキュリティ機能があるので、当初予定していたよりもユーザーの範囲を広げて利用しています。

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  • 削除とは別にキャンセルが用意されています。キャンセルされた予定はスケジュール上は見えませんが、データは残っているので、後から別の日で予定を復活させ再登録に利用できます。秘書の仕事を理解していて、業務をスピーディーに行えるように設計されていると感じます。

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  • 出張は出張中というスケジュールと、出張先での細かいスケジュールを重ねることができます。出張中、役員が時間刻みで移動しても、今どこで何をしているのか一目で分かります。

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  • スケジュール機能の画面では役員の予定が一覧で表示されるのですが、グループ機能を使うとグループに登録された役員の予定だけに絞って見ることができます。サポートする役員が限られている場合など、とても便利です。

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