Home > ブログ > 秘書業務をリモートで？アンケート結果で見えてきた秘書リモートワークの実態と課題

 はじめに

秘書のリモートワーク・テレワークが増えてきています。これまで秘書は、役員と同じ場所にいないと仕事をすることは難しいと思われてきました。しかし、新型コロナウィルス感染症の影響や働き方改革により、多くの企業がリモートワークを取り入れるようになりました。
2022年8月～10月にかけて秘書のリモートワークという働き方について、企業にアンケートを取りました。どのように秘書の業務を行っているのか、どう業務が変化しているのか、そしてリモートワークが与えるメリットとデメリットについて調査し、抱えている課題について考察しました。

アンケート結果から見る秘書リモートワークの実態

アンケートの目的と方法

秘書の仕事をリモートワークで行った場合の勤務形態について、リモートワークを取り入れている企業の規模や業種、秘書の役割や仕事の内容の変化とその課題について調べました。
一般社団法人日本秘書協会と株式会社シーエーシーが共同でコロナ禍前後の秘書業務におけるIT活用と秘書の役割についてインターネットリサーチを行い、企業の規模や業種、秘書業務体制、秘書業務の変化、IT活用、課題・取り組み、秘書の役割などの質問に251名の有効回答がありました。

調査対象：現役の企業秘書・秘書管理職
調査手法：インターネットリサーチ
調査期間：2022年8月22日～10月11日
有効回答：251名

リモートワークの導入状況について

全日出社は34%で、一部リモートワーク（交代勤務制、役員出社時のみ出社、個人申請）の勤務形態が約65％を占めていることが分かりました。また、全日リモートワークの勤務形態はありませんでした。 65%の企業が導入していることから、今後もリモートワークは勤務形態の一つとして継続していくことが予想されます。

所属する企業の売上規模別に見るとリモートワークの導入は特に規模が大きい会社で見られます。また、その中でも一部リモートワークの交代勤務制と個人申請については、会社の規模が大きいほど適用されていることが分かります。

リモートワークで変わる秘書業務

秘書のリモートワークの定義と概要

秘書の業務は、上司を事務作業だけでなく、メンタルなど多角的な面からサポートし、上司が安心して働ける環境を整えることです。アンケート結果から、新型コロナウィルス感染症の影響や働き方改革をきっかけに、65%の秘書が何らかの形でリモートワークで働いていることが分かりました。そして、リモートワークでの環境下でも秘書の仕事は可能であり、多くの企業で取り入れられていることも分かりました。
秘書の役割については、次のグラフから、リモートワークになっても72％が役割は大きく変わっていないと回答しています。残りの28％は、役割が変化しているためといえるのではないでしょうか。

リモートワークで秘書業務を行うメリットと注意点

秘書業務をリモートワークで行うメリットについて紹介します。

• 服装の制限がなくなる
• 時間の制約がなくなる
• メールや電話などでコミュニケーションを取りやすくなる
  

注意点として、リモートワークを行う際には自宅で社内と同じ業務ができる環境を整えることが前提となります。

リモートワークで行う秘書業務の課題

 アンケートから見えてくる課題

全体の72％が役割は変わっていないと回答したものの、リモートワークの働き方に複数の課題を感じていることも分かりました。そのうち、「業務の効率化・生産性の向上」が71％と最も多くなっています。
また、秘書間での情報・ナレッジの共有やIT活用、ペーパーレス化、コミュニケーションにおいては、リモートワークを行うようになりコミュニケーション手段が変化したことからその方法や運用に支障を感じていると言えます。情報管理や業務の仕方、スケジュール管理の方法については、リモートワークならではの課題が生じていることがうかがえます。

リモートワークで浮き彫りになった秘書業務の課題

・IT活用
コロナ禍によるリモートワークの急激な普及に伴い、多くの企業がITツールを積極的に活用するようになりました。それまで対面や紙ベースで業務を行ってきた企業にとっては、ITツールの操作習得、セキュリティ対策、データの管理といった問題に急速に取り組む必要がありました。 対面ではないからこそ、情報を画面上で明確に伝える必要があります。良い点として、お互いの状況が可視化され、いつまでに誰が何をしなければならないのかが分かり、ミスが減ることにもつながります。一方、これまで以上にコミュニケーションに工夫が必要になっています。

・ペーパーレス化
リモートワーク環境では、デジタル化・ペーパレス化が急務となりました。しかし、それには適切なシステムやツールの導入、既存のデータのデジタル化、そして従業員の新しい業務フローへの適応という課題が伴いました。

・コミュニケーション
物理的に離れた場所からの業務遂行は、誤解や情報の伝達漏れといった問題を生じさせ、コミュニケーションの難しさを生じさせました。役員の忙しさや体調を見極めることも難しくなり、リモートワークが導入されて失ったのは対面だからこそ可能なコミュニケーションと言えるでしょう。
コミュニケーションや連絡のツールとして新たに使用されるようになったのは、メールやLINE WORKS、Slackなどのメッセージングツールです。Googleスプレッドシートを業務リストとして使用しているケースもあります。代替手段としてのツールに費やす時間は格段に増えています。 また、リモートワークの場合、いつ情報が変更や追加されているか分かりにくく、就業時間外にも更新されている場合もあります。追いかけ始めるとキリがなく在宅ワークはオンオフの区切りが難しくなります。

・リモートワーク業務方法
今回のアンケートで、リモートワークで秘書の業務を遂行する上でのコミュニケーションと上司のスケジュールを含む情報管理に課題を抱えていることが分かります。 コロナ禍により、急速に多くの企業が初めてリモートワークを導入しました。これには、ワークライフバランスの維持、労働時間の管理、自宅での適切な作業環境の整備といった課題が伴いました。また、個人のレベルでも計画性を持って業務を遂行するためのモチベーション維持・時間管理・生産性（集中力）の確保という新たな課題も生じていると思われます。

Oliveが提案する新しい秘書業務

IT活用

Oliveは秘書業務を効率化するためのシステムです。1つのシステムで、役員スケジュール・顧客管理・お付き合い情報・配車情報などを一元管理できます。関係者で情報共有し、同じシステムで可視化できるのでリモートワークでも報告・連絡・相談をスムーズに行うことができます。仕事の役割分担があいまいになることを回避できるので、結果的に業務の効率化につながります。

ペーパーレス化

Oliveは、パソコン・タブレット・スマートフォンといったデバイスに対応しているため、場所を問わずに業務を遂行することが可能です。これにより、ペーパーレス化を実現し、リモートワークでも距離感を感じさせず円滑な業務遂行が可能となります。

コミュニケーション

Oliveを使用することにより、役員と秘書間、秘書と秘書間で異なる場所でも情報を簡単に共有することができます。また、お客様とのお付き合いの履歴や慶弔贈答の履歴などを瞬時に検索できるので、過去の情報をすばやく取得し、円滑なコミュニケーションを実現することができます。

情報共有

Oliveは、ユーザー別に役員スケジュールの公開範囲の制御が可能で、セキュリティ対策も万全です。また、OutlookやSansanといった他のスケジュールシステムとの連携も可能です。リモートワーク時の情報共有を安全かつ効率的に行う、様々な機能が搭載されています。

まとめ

秘書のリモートワークは課題もある一方で、仕事のやり方・進め方の工夫をして、それを乗り越えることで新しい秘書業務の形につながるともいえるでしょう。
リモートワークを行うことで、コミュニケーション方法や情報伝達の仕方など従来と変わった点もありますが、Oliveでは情報は一元管理され、更新された内容は即座にチームで共有することができますので、リモートワークにおける秘書業務を安全かつ効率化します。 リモートワークでのOliveの活用を検討してみてはいかがでしょうか。