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変革への対応 〜上司とのメールTIPS〜

「働き方改革」が実施され始め久しいとはいえ、近年これほどのスピードで秘書がテレワークを活用して上司のサポートを行う業態が常態化するとは想像し得ませんでした。 まさしくコロナ禍における業務改革の功罪と言えましょう。

在宅での秘書業務の可否、そして可能性が各企業で検討されたのは東京2020オリンピック・パラリンピックの開催を控えた2019年の初頭あたりでした。当時、秘書のリモートワーク実施における大きな課題は、その体制づくりはもとより「役員の意向」にありました。側に仕えてサポートすることが当たり前と思われていた秘書業務を、リモート化して執務することを役員にどう理解いただくか、また秘書に対しても役員と顔を合わせずに業務を行う手法をいかに構築するかなど、そのバランスに悩んだ秘書管理職の方も多くいらっしゃったと思います。しかしながら、実際に秘書業務のあり方が一変したのは、コロナ禍における感染対策の対応として、役員はもちろんのこと、日本社会全体の意識が変わったことが大きな引き金になりました。秘書業務 新時代への突入です。

どのような状況下でも上司のニーズに適応し、仕事の効率化とパフォーマンスの向上に務めることが秘書に課されたミッションです。社会全般、もちろんビジネスにおいても言えることですが、非常時にこそ日頃のコミュニケーションの重要性に気付かされます。秘書の業務においては、上司とのコミュニケーション、周囲の人との情報共有やネットワークの構築などの日頃の下支えが、その仕事の質に大きな影響をもたらします。日常業務はもちろんですが、もしものときの窮状を周囲の協力や落ち着いた判断で、いかに難なく通り過ぎることができるかで、秘書の存在意義が問われます。また逆を言えば、こんなときこそ敏腕秘書の腕の見せどころです。そつなくこなす胆力を鍛えておきましょう。

さて、上記を踏まえ、『上司とのメールのやり取りに悩んでいる』というご相談に対してのヒント / Tipsを3つご紹介します。

1)社内外を問わず1通のメール、1件のレターへのレスポンスも怠らない配慮を!
上司への連絡には、思いも寄らない重要事項が隠れていることも有ると認識し、思い込みで確認を怠ることがないように留意。

2)メールは受け取る上司の目線を意識して作成する!
自分の作業を処理、目の前の事柄を解消できるためだけのメールではなく、上司が「確認できる」「気付ける」「リマインドできる」「考える」ための文章に。

3)連絡の備忘や宿題を日常的に伝える工夫をする!
日々のスケジュール確認に加え、別欄に備忘事項や宿題を付加。
事柄を秘書側で理解・整理し、上司が確認しやすいようにまとめる。(日時、事柄発生順、プライオリティ順など)
上司と共有するTo Do Listを作成するのも一案。

この社会変革の時代、秘書は役員が、経営をサポートしているという意識を持ち、役員にとって何が必要かをよく考え、適格な判断力と多くの仕事をこなす行動力を持つことが求められます。

みなさまの日々の業務が、社を動かす原動力の下支えとして、欠かすことができない輝かしい仕事だという自負を胸にご活躍ください。

このコラムの執筆者

丸山 ゆかり

一般社団法人日本秘書協会 特別顧問、同協会認定講師
1995年度ベストセクレタリー(日本秘書協会主催)
株式会社チュニーズ・カンパニー 代表取締役

製薬会社にて社長秘書・秘書課長、国際本部営業部欧米課課長。その後、化粧品販売会社の取締役副社長を経て、起業。秘書現役時より、専門学校・大学の秘書実務講座などに出講。企業研修のほか2005年より日本秘書協会にて「秘書実務」「接遇マナー」「テーブルマナー」などを担当。同協会にて長年理事を務め、2018年より特別顧問に就任。

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