Home > ブログ > 秘書が知っておくべきビジネスチャットの活用方法

新型コロナウイルス感染症拡大の影響や、働き方改革を背景に企業のリモートワークが浸透し、これまでとは違ったコミュニケーションの仕方が必要となってきました。社内外に関わらず、これまでビジネス上の連絡方法はメールや電話でのやり取りが一般的でしたが、ここ数年でタイムリーにコミュニケーションが取れるビジネスチャットを本格的に導入する企業が増えているのではないでしょうか。

今回はビジネスチャットでコミュニケーションを取る際に、秘書として知っておくべきポイントをお伝えします。

まずビジネスチャットを利用する際は、コミュニケーションツールの使い分けを意識することが必要です。メール、電話、チャットなど、多くの企業は目的にあわせて複数のツールを導入しているかと思いますが、便利なツールを利用していても、使い方を間違えるとかえって手間がかかってしまうことがあります。例えば、エビデンスを残さなければならないような重要な要件や、社外とのやり取りについては必ずメールを利用する、緊急を要するものは電話で一報を入れる、チームプロジェクトや大人数でのタイムリーな情報共有が必要な際はチャットを利用するなど、発信する内容に適したツールを選択することで業務をより円滑に進めることができます。

ビジネスチャットの最大の利点はタイムリーかつ手軽にコミュニケーションが取れる点ですが、情報が多くなるとその利点が薄れてしまう可能性がありますので、チャットは第一に読みやすい文章であることを心がけます。基本はわかりやすく簡潔な文章であり、改行や箇条書きにするなど、ちょっとした工夫をするだけでも格段に読みやすくなります。また確認事項を記載する際には番号をふっておくと、上司が返答する際に「①→OK、②→NG」というように簡単に返答することでき、スムーズなコミュニケーションに繋がります。文字だけでは伝わりにくいようなことは、チャット上に画像を張り付けると、お互いの認識を合わせやすく、手間を省くことも可能です。

ビジネスチャットでは、タイムラインに多くの情報が流れてきますので、見落としを防ぎ、確実に情報を届けるため、宛先には必ずメンションをつけて発信されていると思います。上司に失礼がないようにとメンションに敬称を追記し「＠山田太郎 さん」と発信される方もいらっしゃいます。ただし、メンションは複数人いるメンバー内で、確実に宛先へ知らせることができる「機能」になります。そもそもビジネスチャットは、効率よく手軽にコミュニケーションを行うツールであり、本来の機能を考えると敬称は不要かと思いますが、企業文化に馴染まない場合やチャットになじみがない方については、相手に合わせた対応をするか、事前に了承を得ておくと誤解がなくなります。絵文字の活用も同様で、「承知しました」と返信するのではなく「いいね！」マークで代用し、タイムラインの情報をより必要なものに限定すると、相手がチャットを確認する際の負担を減らすことができます。

働き方改革やテレワークの浸透を背景に導入が進んだビジネスチャットですが、タイムリーにやりとりができる反面、休日や業務時間外でも止め処なく情報が入ってきてしまうというデメリットもあります。休日であっても、上司にゴルフのお付き合いが入っていたり、会食の終了時間が遅かったりと、業務時間外に上司から情報共有や指示のチャットが発信されることもあるかと思います。休日や業務時間外はチャットの通知機能をオフに設定し、即レスは不要にするなど、デメリットをカバーするための運用ルールをあらかじめ上司に相談しておくことをお勧めします。オンオフをしっかり切り替えて、心身ともに健康な状態で多忙な上司を支えられる秘書を目指していきましょう。