Home > ブログ > 名刺管理どうしてる？アンケートで見る秘書の名刺管理の実態

はじめに

近年、名刺管理の方法が変化し、名刺管理ツールを使用して社内で情報を共有する企業が増えてきました。こちらの記事では、現役秘書にコロナ禍前後のIT活用の変化についてアンケートを行った結果の中から、名刺管理方法がどう変化しているか、現役秘書はどう名刺を管理しているかについて考察します。

デジタル化する名刺管理

名刺管理は、近年デジタル化が進んでいます。名刺スキャナやスマートフォンのアプリで名刺を読み取り、データをクラウドに保存、デジタルデバイス上でそれを検索、参照する方法です。データをクラウド上に保存するので、外出先や自宅など場所を選ばず、どこからでもアクセスできる点が便利です。名刺原本の保管を必ずしも必要とせず、データの検索と一覧も容易になります。
メリットが多い一方で情報漏洩などセキュリティリスクや、原本は廃棄してしまっていいのかなど留意したい点もあります。
秘書にとっても、名刺管理は重要な仕事の1つです。役員が受け取る名刺を管理するので、名刺の枚数も多く効率的に管理したいところです。名刺をいただいた方について聞かれた時には、すばやく正確に名刺情報を答える必要もあります。同じ方から肩書が変わったタイミングで名刺をいただくこともあり、履歴で管理する必要もあります。
　

アンケート調査で見えてきた秘書の名刺管理の実態

アンケートの概要

秘書の仕事をリモートワークで行った場合の勤務形態について、リモートワークを取り入れている企業の規模や業種、秘書の役割や仕事の内容の変化とその課題について調べました。 一般社団法人日本秘書協会と株式会社シーエーシーが共同でコロナ禍前後の秘書業務におけるIT活用と秘書の役割についてインターネットリサーチを行い、企業の規模や業種、秘書業務体制、秘書業務の変化、IT活用、課題・取り組み、秘書の役割などの質問に251名の有効回答がありました。

調査対象：現役の企業秘書・秘書管理職
調査手法：インターネットリサーチ
調査期間：2022年8月22日～10月11日
有効回答：251名

　

名刺管理の主流は「名刺管理ソフトやサービス」

アンケート調査の中で、「役員の名刺管理で使用しているツール」について聞きました。

最も多い回答は「Sansan」が32.6％、3番の「名刺管理ソフトやサービス」が17.6％となっており、単純合計すると50.2％の回答者が、名刺管理ソフトやサービスを利用していることが分かります。「ファイリングなど原本」が2番目に多く24.8％になっていますが、これは、デジタル化しつつ名刺の原本管理もしているためと考えられます。いただいた名刺はおいそれと捨てられないという意識、名刺に書いたちょっとしたメモが実は大切だという事情もあるのだと思われます（この設問は、複数回答可になっています）。 続いて「管理していない」が13.6％、「Excel」が6.1％と続きます。
アンケート調査から、秘書の名刺管理の主流は「名刺管理ソフトやサービス」になっていることが分かりました。ただ、「ファイリングなど原本」も併存している点は、扱う対象が役員の受け取る名刺であるという秘書業務ならではの特徴と言えるでしょう。
　

秘書業務の中で名刺データを活用する

秘書室システム「Olive」は、秘書の業務を多角的にサポートする秘書のための専用業務システムです。
「Sansan」から名刺データを取り込むことも可能です。
「Olive」の顧客管理機能では取り込んだ名刺データのほか、お客様のパーソナル情報（食事のアレルギー、趣味、家族構成など）や、お客様に関する秘書の知見など、お客様に関する情報を一元的に管理することができます。お客様の経歴データや企業情報などを添付しておくこともできます。また、取り込んだ名刺データは「Olive」の慶弔贈答機能で、慶事弔事のイベント案内や年賀状の送付先リストとしても利用できます。

名刺を読み込み・保存・閲覧するだけでなく、活きた顧客情報として秘書業務の中で活用したい、そういった課題をお持ちであれば秘書室システム「Olive」までお問い合わせください。