秘書の仕事を考えるOliveブログ
ビジネスで重要な慶弔贈答をシステムでミスなく管理する
今月は、取引先社長のご子息や関係者の結婚式が幾つか控えています。贈答品を手配する際、どのような点に注意するといいでしょうか？
慶弔贈答管理は秘書の重要な業務です。今日は慶弔贈答管理について紹介します。
秘書の仕事として、慶弔贈答管理は繊細で重要な仕事になります。
慶弔贈答は、定例的なものと突発的なものに分かれ、急いで対応が求められる場合もあります。そのような中で過去の履歴を確認することはよくあるので、正確に記録しておくことが重要です。
また、初めて見てもわかるように、かつ、詳細に履歴を残す必要があるため、柔軟で使いやすい管理体制を構築しましょう。
本記事では整理された慶弔贈答管理方法について紹介します。
慶弔贈答管理の重要性と課題
行事や贈答品の管理が重要な理由
慶弔贈答管理の重要性について教えてください。
まず知っておいて欲しいのが、慶事弔事の対応や贈答品は贈る相手に対して感謝の気持ちや好意を表すものであり、企業のイメージを左右することにもつながります。
一方、贈答品には金銭的な意味が含まれるので、コンプライアンスに違反しないよう、適切な金額管理が必要という点には注意しましょう。
また、慶事や弔事の対応と贈答品については独自のマナーやエチケットがあり、それを守ることが重要であるということを覚えておいてください。
コンプライアンス違反になる可能性があるのですね。より慎重に取り組む必要がありますね。
従来の慶弔贈答管理の課題と問題点
前職ではExcelや台帳での管理や、記憶を頼りに対応していたのですが、こちらではシステムで管理しているのですね。
Excelや台帳での管理は、あまりオススメしません。理由としては、以下のポイントが挙げられます。
Excelなどの表計算ソフトや手書きの台帳の場合、手動で管理することになります。転記が必要になる場合もあれば、転記によるミスの可能性もあり、手間と時間がかかってしまいます。
次に担当している上司が複数いる場合や、グループセクレタリーで管理している場合、手動管理は情報共有が困難になります。そして、情報が散逸してしまう可能性もあります。
最後に 慶弔贈答は、過去の対応を参考にすることが多いので、Excel内を検索したり、台帳を探したりするのに時間と手間がかかるため業務効率が悪いです。
Excelや台帳による手動管理では、慶弔贈答管理には適さないため、慶弔贈答管理のできるシステムを活用することがおすすめです。
慶弔贈答管理をシステムで行うメリット
慶弔贈答管理の概要
慶弔贈答システムでは、どのような事ができるのですか？
慶弔贈答システムでは、慶事弔事などの行事・贈答品を一元管理します。
慶事は、取引先関係者の結婚・竣工・開店・周年記念・就任・受賞などがあり、弔辞は、葬儀や災害などの場合になります。特に、弔辞の場合は突発的なため、早い対応が求められます。
慶弔贈答システムのメリット
慶弔贈答システムを使うとどんな事が便利になるのですか？
慶弔贈答システムを使うことで便利になるポイントはたくさんありますので、挙げていきます。
・ 贈答品について、日付・贈り先の趣味や嗜好・購入店舗情報・購入金額・贈り先の担当部署
や担当者・発送か持参かなどの詳細を履歴として残すことができる。
・ 行事やイベント単位で、贈答品や案内状などをまとめて管理できるため秘書間の情報共有が
しやすい。
・ 弔事の時には、早い対応が必要になるため、履歴の確認が早くできると行動しやすい。
・ 過去の対応内容が素早く調べられる。同じものを贈ってはいけない時や、逆に同じくらいの
ものを贈らなければならない時、過去の対応を正確に把握でき、迅速な対応が可能になる。
・ 効率的な秘書業務が実現でき、生産性が向上するだけでなく、履歴から対応方法の判断がで
きるため、秘書変更時の影響が少ない。
「Olive（オリーブ）」で行う慶弔贈答管理の特徴
上で挙げた慶弔贈答システムのメリットは、秘書室システム「Olive（オリーブ）」にも搭載されています。円滑な慶弔贈答管理が可能な「Olive」の機能やその特徴について紹介します。
- 慶弔イベントに紐づく複数の行事予定（例えば竣工であれば落成式や竣工記念パーティ等、逝去であれば通夜や告別式等）を管理できる。それぞれの行事について、誰が出席するか、誰の名義でどのような贈答品を贈るのか等、きめ細かな内容を一元的に管理できる。
- お包みした金額、贈答品の購入金額の登録ができ、後日、金額クラス（例えば「3万円～4万円」）で検索ができる。また、その他の登録項目やフリーワードを組み合わせると「お祝い品 かつ 3万円～4万円」といった詳細な検索も行うことができる。
- 贈答品を管理するのに便利なファイル添付機能がある。贈答品や返礼品の写真をOliveに保存することで、次回対応時の参考にすることもできる。
- 行事にかかった金額情報は一括ダウンロード出力することができる。ダウンロードした後は慶弔イベント別、役員別など様々な切り口で慶弔費用の実績集計ができる。予算計画の基礎資料にすることもできる。
- Oliveの慶弔管理機能はそれ単独で利用するわけではなく、スケジュール管理、顧客管理と連携する。例えば、役員が行事に出席するケースではスケジュール管理と連携することでスムーズなスケジュール登録が可能になっている。逆に、スケジュール管理から慶弔贈答管理への連携も可能で、複数機能に別々に同じ情報を登録する手間を省いている。顧客管理との連携では、弔事があったことを登録すると顧客管理の「喪中/逝去」欄にその内容が自動反映される。また、名刺データを管理できるSansanと連携して利用もできる。
- 慶弔贈答機能の中で贈答品の手配状況を入力できるため、秘書間でのコミュニケーションが確実になり関係者への連絡漏れ、業者への手配漏れといったミスを防ぐことができる。
Oliveの慶弔贈答機能のメリット具体例
Oliveの慶弔贈答機能を使って、これまでに便利だったことを教えてください。
急な対応が必要な弔事の際に、過去の対応を参考に、誰がどのタイミングで参列するべきか、おいくらお包みするべきか、など必要事項をすぐに相談、対応できています。他にもあります。過去の贈答履歴を参考にしたことで、お客様の嗜好にあった物を贈ることができ、お客様から喜ばれるだけでなく「センスのいい会社」という会社そのものに対する印象の向上につながったこともあります。
業務以外でも、行事や慶弔贈答に対して年間にどれくらいの費用が必要になるかを見積もることができるようになり、予算管理にも役立つようになりました。
慶弔贈答業務だけでなく、予算管理にも役立つのですね。これは確かに便利ですね。
まとめ
慶事弔事の対応や贈答品は、贈る相手に対して感謝の気持ちや好意を表すものであり、企業のイメージを左右することにもつながります。定例的なイベントだけでなく、弔事など突発的なイベントなどは急な対応が求められる場合もあります。
また、注意点として贈答品には金銭的な意味が含まれるので、コンプライアンスに違反しないよう、適切な管理が必要であるということをお伝えしました。
このように慎重さが求められる慶弔贈答の管理では、正確かつ詳細な記録をつける必要があり、また履歴をすぐに探し出せる必要があります。 慶弔贈答管理機能を搭載する秘書室システム「Olive（オリーブ）」を活用することで、年間行事やイベントを含む慶弔贈答管理が容易にできるようになります。必要な時に履歴をすぐに検索もできますし、手配漏れや関係者への共有漏れも防ぐことができます。
このように、秘書室システム「Olive（オリーブ）」には、日々の秘書業務を効率化するための機能が搭載されています。 役員と秘書間のスケジュール共有、秘書室内担当者での情報共有をすることができます。役員や秘書が多い程共有したい情報も多くなるので、「Olive（オリーブ）」を導入することにより業務の整理と効率化ができ、結果として秘書業務の品質向上につながります。
慶弔贈答管理以外にも様々な機能をご用意しています。 「Olive（オリーブ）」の機能や特長についてはOliveカタログより確認できます。
Olive編集局
「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。