秘書の仕事を考えるOliveブログ
先輩秘書が選ぶ“2025年版おすすめアイテム”。進むデジタル化とこだわり文房具
日々の業務を円滑に進める上で、秘書にとっての「仕事道具」は、まさに自身のパフォーマンスを左右する大切なパートナーです。多岐にわたるタスクをこなし、常に迅速かつ正確な対応が求められる秘書だからこそ、どんなアイテムを選び、どう使いこなすかが、業務の質を大きく左右します。現代の秘書たちは、長年愛されてきた定番の文房具から、目覚ましい進化を遂げるデジタルツールまで、実に多様なアイテムを駆使しています。アナログとデジタルの間で、どのような選択がなされ、そこにどんな秘書の工夫が隠されているのでしょうか？
今回は秘書が本当に役立つと感じているアイテムとその選び方のポイント、さらには効率アップを実現する活用術まで、具体的な声と共にご紹介します。
秘書がよく使うアイテムは？定番からデジタル化まで
秘書業務は、常に最適なアイテムを使いこなすことでその効率と質が大きく左右されます。
では、秘書はどのようなアイテムを愛用し、その傾向はどのように変化しているのでしょうか？
スケジュール管理はPCが不動のトップ、デジタル化が加速
スケジュール管理は手帳で行っていた方もいると思いますが、今年（2025年）取得したアンケートではスケジュール管理において圧倒的多数でPC（タブレットやスマートフォンも含まれます）が選ばれました。多くの秘書が「PCで概ね完結している」と回答しており、スケジュール管理、文書作成、メール対応など、ほとんどの業務がPC上で行われている現状を示しています。一方で、アナログなアイテムの使用は16.7％と少数派になっています。これは、ペーパーレス化の意識の高まりやデジタル移行が加速していることも影響していると思われます。アンケートにて「紙を減らしたいので、なるべくPC1台で仕事をするようにしている」という声からも、その傾向が伺えます。
アナログアイテムもまだまだ人気
アナログアイテムが完全に姿を消したわけではありません。
フリクションボールペン（消せる機能）や、新聞記者も使うという「Life Stenographers’ note book」のような立ったままメモが取れる機能的なノートを活用している声もありました。デジタルが中心になってきてはいますが、引き続き、アナログアイテムを活用している秘書もいます。アナログアイテムについては後ほど紹介します。
【2024年比較】アイテム選びで大切にしているポイント
秘書は仕事で使うアイテムを選ぶ際に、どのような基準を重視しているのでしょうか。2024年と2025年のアンケート結果を比較しながら、その共通点と変化を見ていきましょう。
機能性
2024年、2025年ともに、秘書がアイテム選びで最も重視しているのは圧倒的に「機能性」です。ですが、2024年は56.4%だったところ、2025年には41.5%と14.9ポイント減少しており、機能性への重視度は昨年よりも低下しており、重視するポイントが多少分散していることが分かります。しかしながら秘書業務では会食や会議のリスケジュール、情報更新が頻繁に発生することが多いです。そのような背景から、機能性の高い、例えば簡単に修正できるフリクションボールペンなどが重宝されています。
また、「なめらかな書き心地」のボールペンや、「フラットに開く」ノートなど、日々の細かな動作におけるストレスをいかに軽減できるか、という点も重視されています。機能性が高いアイテムを活用することで、業務の効率性が高まるでしょう。
デザイン
2025年のアンケートでは、2024年と比較して「デザイン」を重視する声が増加しています。具体的な数字としては、2024年は12.7%でしたが、2025年には22.6%と9.9ポイント増加しました。コメントにも「革製のバインダー」や「機能的でおしゃれなペン」といった声があり、美しいデザインや上質な素材が、仕事へのモチベーションを高める要素になっています。また、来客対応などの社外の方と関わることが多い秘書にとって、活用しているアイテムのデザインは、自身の印象や会社の品格にもつながります。 デザインで選ぶアイテムは今後も重要視されるでしょう。
携帯性・サイズ感
続いて、重要視されるのが、「サイズ」や「重さ」といった携帯性です。2024年には19.8%でしたが、2025年には18.8%と1ポイント減少しましたが、変わらず重要視されていると言えるでしょう。役員との同行や、会議室間の移動が多い秘書にとって、かさばらず、持ち運びしやすいアイテムは欠かせません。例えば、「ミニペン付きIDケース」や「斜め掛けポシェット」など、両手を空けて素早く対応できる工夫が凝らされたアイテムが選ばれています。コンパクトなアイテムは、業務効率にも役立ちますので重宝されます。
金額
「金額」は常に考慮される要素になっています。データとしては、2024年には9.3%でしたが、2025年には13.1%と3.8ポイント増加しました。
アンケートの結果をまとめると、2025年度は「機能性」「デザイン」「金額」で選ぶ秘書が増加しています。
具体的なおすすめ文房具はこの後紹介しますので、見ていきましょう。
秘書が選ぶおすすめ文房具BEST5
2024年と2025年のアンケート結果をもとに、特に支持を集めた実用性のある文房具、使い方に秘書ならではの工夫が光る文房具をご紹介します。
フリクションボールシリーズ（株式会社パイロットコーポレーション）
2024年・2025年共通で圧倒的人気です。選ばれる理由としては 秘書業務で最も多い「予定の変更」に瞬時に対応できる「消せる」機能が、両年ともに絶大な支持を得ています。「予定変更もあるため、消せるものを愛用」「ボスの予定・移動時間・自分の予定と色分けして使用」といった声がありました。 色分けすることで、情報を分かりやすく整理しているようです。
ジェットストリームシリーズ（三菱鉛筆株式会社）
2024年・2025年共通でジェットストリームが選ばれています。
「スラスラ書けるので、会議中のメモ取りに重宝しています。」といった声があり、なめらかな書き心地が人気です。大量のメモや書類への記入が多い秘書業務ですが、ストレスなく書ける点が人気のようです。
Campus Diary Basic weekly（コクヨ株式会社）
2024年・2025年で文房具の種類は多様化しつつも、手書きのニーズは続いています。
「リスケ多数なのでとにかくたくさん書き込めるノートが助かる。」という声がありました。
業務も多くリスケも発生する秘書業務では書き込める量も大事なポイントです。
ステノグラファー グレッグ（ライフ株式会社）
「役員に呼ばれた際、立ったままメモが取り易い(新聞記者などの速記用)」という声がありました。手持ちしても折れずに、真ん中に縦線が入っていて、立ったままメモを取れる便利アイテムです。
ミシン目入り結束テープ（株式会社 良品計画）
「長さを調節できるため、どんなものをまとめるにも便利」という点で選ばれています。
欲しい長さ分を切って活用することができ、書類だけでなくケーブル類をまとめるときにも大活躍です。
デジタル派が選ぶ業務効率化ツール
デジタル化は、秘書の働き方にも大きな影響をもたらしています。 紙の使用が減少する一方で、秘書たちは様々なデジタルツールを駆使して業務効率を向上させています。
PCとMicrosoft Office（Excel, Word, PowerPoint）
秘書業務の基本ツールです。
依然として多くの秘書が取得資格としてMOSを挙げています。資料作成やデータ管理において、PCとOfficeの活用は必須と言えるでしょう。
タスク管理ツール
「Outlookのタスク管理をうまく利用している人 憧れます」という声がありました。Outlookに限らず、デジタルでのタスク管理は、多忙な秘書にとって重要な効率化ツールとなっています。
メモツール
メモツールに「MicrosoftのOne Noteを活用している」という回答がありました。「紙を減らしたいので、なるべくパソコン1台で仕事をするようにしている」という声もあるように、ちょっとしたメモもデジタル化しているようです。デジタルのメモは一元管理もでき、検索もしやすいため、探し物を減らすことにもつながります。
生成AIツール
2025年のアンケートで初めて言及されたのが、生成AIツール（ChatGPT等）の活用です。「ChatGPTで手土産の相談など（具体的な銘柄を挙げてくれることも多く）助かっている」という声があり、情報収集やアイデア出しの効率化にAIツールが利用され始めていることがわかります。最新テクノロジーを積極的に取り入れ、業務効率化に役立てていることが分かります。
仕事のログ付けアプリやタイマー
「タイマーで時間を区切ってメリハリをつけて仕事をしているという秘書さんの真似をして買ってみた」というコメントがありました。PC上で仕事のログをつけるアプリの使用など、自身の業務プロセスを可視化し、改善するためのツールも注目されています
アンケートの結果から、デジタル化が進み、デジタルツールの活用が進んでいることがわかります。新たなChatGPT等のAIツールが出現したのも2025年の特徴です。
番外編｜意外と便利な“隠れアイテム”
秘書の知恵と工夫が詰まった隠れアイテムやエピソードをご紹介します。
美容師さんが持つようなポシェット
「会議室や役員個室間の移動が多い秘書さんが、美容師さんが持つようなポシェットにスマホ・部屋の鍵・文房具等を詰め込んで移動している」という声がありました。両手を空けて効率的に移動できる便利アイテムです。
ピンセットタイプの握るだけの箸
「相手の社長が手を怪我されており、でも食事は箸で食べなければならない状況で、秘書の方が用意されていた箸が、ピンセットになっているタイプの握るだけの箸であった」という、相手への細やかな気配りエピソード。万が一に備え、様々な状況に対応できる準備をしておくと安心です。
コーヒーをこぼした際に対応できるグッズカゴ
「来客時にお客様がコーヒーをこぼしてしまったらすぐに対応できるグッズ」として、染み抜き、ベンジン、濡れたティッシュなどをカゴに入れて常備をされているというコメントもありました。結果として、素早い対応はお客様にも、担当役員にもとても喜ばれたようです。日頃から緊急時の対策ができるグッズを持っておくと何かあったときに好印象です。
Book darts
「役員の方に、書類の注意を惹くために、使われていた先輩秘書さんがいらして、おしゃれだし、機能的だと思いました」という、機能性とデザイン性を兼ね備えたアイテムへの注目です。見た目がおしゃれで薄くてかさばりません。
輪島塗ボールペン
高価なものではありますが、「かっこいいと思いました」という声がありました。デザインで選ぶ秘書も増加している傾向もあり、デザインが良いボールペンも選ばれています。
まとめ｜自分に合ったアイテムで効率アップをしよう
秘書業務は多岐にわたり、刻々変化する状況への対応が求められます。今回のアンケート結果からは、秘書たちが「機能性」を最重視しつつも、デジタル化の波に乗り、AIツールも取り入れながら、より効率的で質の高い業務を目指していることが見えてきました。
一方で、アナログなアイテムもその特性を活かして使い分けられ、秘書ならではの細やかな気配りや工夫から生まれた「隠れアイテム」も、日々の業務を円滑に進める上で欠かせない存在となっています。 自分に合ったアイテムを選び、活用し、日々の業務をさらに快適で効率的なものにしていきましょう。
Olive編集局
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