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失敗しない会食・接待手配とは?秘書が意識するべきこと3選|お店の選び方や管理方法も紹介

正解がない秘書業務の中でも特に気を使う業務の一つが会食・接待手配ではないでしょうか。
取引先と役員が会食を通じて信頼関係を構築できるかは秘書のお店選びが大きなカギを握っています。

では実際に秘書が会食・接待手配をする際、意識するべきことは何なのか。
本記事では会食・接待手配を任された秘書が意識することやお店選びの基準、管理方法を紹介します。

今回は会食・接待手配について考えてみたいと思います。

会食・接待手配は秘書業務の中でも重要といわれている業務の1つですよね。

そうですね。今回は、お店の選び方や管理の方法について解説します。

はい!よろしくお願いします。

1.秘書が会食・接待手配で意識するべきこと

会食・接待相手と役員双方の立場を配慮する必要があるから難しいですよね。

ちゃんとできるか心配です。 失敗しないためには何を意識したらいいですか?

「会食・接待相手の事前リサーチ」

「役員の意図を汲み取る」

「会食・接待場所の信頼性」

この3つを意識するといいですよ。

1-1.会食・接待相手の事前リサーチ

秘書が会食・接待で意識するべきこと1つ目は「会食・接待相手の事前リサーチ」です。
事前リサーチでは主に以下の項目を調べておくと良いでしょう。

1.年代
2.性別
3.禁煙・喫煙
4.食事の好悪(和食、中華、洋食など)
5.お酒の好悪(ビール、ワイン、日本酒、焼酎、ノンアルコールなど)
6.パーソナルデータ(ライフスタイルなど)
7.NG事項(塩分や糖質といった食事制限の有無、ドクターストップなど)

メディアに出ている方であれば新聞・雑誌・ネットのインタビュー記事、SNSなどから
情報を収集しやすいでしょう。

一方でメディアに出ない方は会社・接待相手の秘書や自社の担当者に聞いてみても良いですが、より正確な情報を得るなら仕事の合間の雑談でご本人から直接聞き出すのが一番手堅い方法です。

何気ない会話から話を広げて会食・接待相手の情報をさりげなく聞き出してみましょう。

事前リサーチで得たお客様情報は名刺情報とともにデータで管理しておくと
次に同じ相手の会食・接待手配をするときに作業がスムーズになりますよ。

贈答品を選ぶときにも役立ちそうですね。

1-2.役員の意図を汲み取る

秘書が会食・接待で意識するべきこと2つ目は「役員の意図を汲み取る」です。
役員にとって会食・接待はビジネスの延長であり、プレゼンの場でもあります。

「役員はなぜ会食・接待を行うのか?」
「役員は会食・接待を通じてどういう展開を望んでいるのか?」

このような役員の意図を把握しておくと秘書はそれに応じた対応がしやすくなります。

例えば商談が目的だとしたら何が必要だと思いますか?

パソコンを開いたり資料を見せたりできる広めのテーブル
あとはコンセントやプロジェクターなども必要か確認します。

そうですね。
取引先の事前リサーチと役員が描いているストーリーを組み合わせると
条件に合ったお店が見つけやすくなりますよ。

1-3.会食・接待場所の信頼性

秘書が会食・接待で意識するべきこと3つ目は「会食・接待場所の信頼性」です。

会食・接待に向いているお店は私たち秘書のように相手が何を求めているのかを考え
先を読んで行動するサポート体制が整っています。

・料理の上げ下げや声掛けをするタイミング
・手土産の一時的な預かり
・店内や化粧室での他のお客様とのバッティング回避
・アルコール提供時の配慮
(お酒を召し上がらない出席者にはその場の雰囲気に合うノンアルコール飲料を提供するなど)

このようなおもてなしはレビューだけでは判断できないため、実際に足を運んでみて
「ここは会食・接待の場として最適か?」秘書自身の目で会食・接待場所の信頼性を確かめます。

最近は電話だけでなくZoomなどのWeb会議ツールで事前打ち合わせに対応してくれるお店も増えてきていますので
足を運べない遠方のお店でも事前打ち合わせは必ず行いましょう。

会食・接待で利用したお店の感想などは
社内専用の「接待できるお店レビューサイト」のようなもので
秘書間で共有できると便利ですよ。

役員や秘書の評価がわかるお店を検索できたら
会食・接待場所の選び方が安心かつ効率的にできそうですね。

2.会食・接待に向いているお店の基準

次は会食・接待場所選びの基準について紹介していきます。

会食・接待に向いているお店の選び方には
どのような基準があるのでしょうか。

「個室の有無」
「取引先の立地」
「会食・接待相手が求めているものを提供できる」
この3つがポイントです。

2-1.個室の有無

会食・接待場所選びの基準1つ目は「個室の有無」です。
会食・接待では落ち着いて話せる雰囲気の完全個室を選びましょう。

機密情報を他者に聞かれないようにする情報漏洩のリスクと
外からの話し声が原因で出席者の集中力や判断力が低下するのを回避することが目的です。

薄い仕切りなどで仕切られているだけの半個室

あとは欄間部分が抜けている個室もNGです。

どのように調べればいいでしょうか?

実際に足を運んで完全個室になっているか確認したり
「会食・接待で利用される方は多いですか?」とお店の方に尋ねてみましょう。
お店によっては個室料金が別途かかることもあるから気をつけてくださいね。

2-2.取引先の立地

会食・接待場所選びの基準2つ目は「取引先の立地」です。
取引先の立地から見て「行きやすいか」「帰りやすいか」の両方を基準に選ぶことが重要です。

具体的にはどのようなことに気をつけたら良いですか?

車で来ることが事前に分かっている場合は駐車スペースがあるお店を、
新幹線で帰る予定があることがわかっていれば
新幹線乗車駅に近いお店を基準に選びます。

2-3. 会食・接待相手が求めているものを提供できる

会食・接待場所選びの基準3つ目は「会食・接待相手が求めているものを提供できる」です。
会食・接待では会食・接待相手が喜びそうなものを用意し、苦手そうなものは避けられるように
食事と飲み物を手配しましょう。

会食・接待ではコース料理を選ぶことが多いと思いますが
コース料理の内容の当日変更は断られる場合があります。

もしコースの予約をする前に会食・接待相手と会う機会があれば
相手にコース料理に含まれるものの中に苦手な食べ物がないか
確認できると尚良いでしょう。

事前のリサーチが不足していてコース料理を予約するのが心配な場合は
出席者がストレスなく自然に苦手なものを避けられるよう
メニューを見て1品ずつ注文するアラカルトや
いくつかの種類の中から選ぶプリフィックススタイルを提供できるお店を選ぶのも
選択肢の一つです。

贈答品を選ぶときと同じように

相手を知ること、相手の立場に立って考えることが

大事ですね。

会食・接待相手ファーストで心地良い空間づくりを目指しましょう。

3.会食・接待手配を効率化したい方に「秘書室システムOlive(オリーブ)」

会食・接待手配は意識するべきことが多いため、時間がかかってしまって大変ですよね。

いつ、どこで、誰が、どんな会食・接待をしたか
過去の会食・接待手配を素早く検索して秘書業務の効率化を図るなら
秘書室システム「Olive(オリーブ)」がおすすめです。

顧客管理に会食・接待場所の管理、会議室の予約といった機能は公開範囲を決められるため
安全を確保しつつ、役員と秘書が1つのシステムで情報を共有できます。

また、1度情報を共有すれば次回以降、違う担当者が業務に取り組むことになったとしても
検索すれば、前回はいつ誰がどのように対応したのかがわかります。

初めて取り組む業務のときは、こういう情報があると心強いですよね。

はい!こんな機能が使えたら日々の業務が軽減できそうです。

会食・接待は取引先と役員が親睦を深める大きなチャンスの場。
出席者のことを第一に考えたおもてなしを秘書とお店双方が提供することが
会食・接待手配で失敗しないためのポイントです。

秘書一人ひとりが会食・接待で利用したお店の基本情報をはじめ
その時の出席者、会食・接待の目的、手土産などをOliveの接待場所管理機能に登録していけば
自社専用「接待できるお店レビューサイト」の完成。

会食・接待向けのお店かどうかのレビューはもちろん
自分が担当していない現役員及び退任役員の情報も把握できるため
同じ業務に携わる秘書全員が同じ質の仕事をこなすことが期待できます。

Oliveにはこのほかにも現場で働く秘書の声を取り入れた機能を多数搭載しています。

デジタルを活用した一歩先の秘書業務を検討されている方や秘書の働き方改革に関心がある方
その他Oliveに関する質問・相談がある方はお気軽にお問い合わせください。

最適な導入・運用を全力でサポートいたします。

▼接待場所管理|秘書室システムOlive(オリーブ)
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このコラムの執筆者

Oliveブログ編集局

「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。

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