秘書の仕事を考えるOliveブログ
秘書の皆さま必見!みんなが使っている愛用 & ユニークアイテム18選
近年、IT技術の進展と共に仕事のオンライン化が急速に進んでいます。パソコンやスマートフォンの利用が当たり前になる中で、秘書の方々はどのような仕事アイテムを選び、使用しているのでしょうか。そこで今回は、秘書の方々が日常業務で役立てているおすすめ仕事アイテムについて調査しました。特に、定番でありながら重要な役割を果たす文房具を中心にご紹介します。
アンケート概要
20~50代の秘書の方向けにアンケート調査をおこない、秘書業務におすすめのアイテムを調査しました。
調査対象:Olive News Letter(Oliveのメルマガ)購読ユーザー
調査手法:オンラインアンケート
調査期間:2024年4月16日~2024年5月10日
有効回答:55名
秘書が秘書業務でよく使うアイテム
アンケート調査で「秘書業務でよく使うアイテム」を聞いてみました。
![](https://olive-cac.jp/wp-content/uploads/2024/07/image-2-1024x503.png)
アンケート調査の結果、秘書がよく使うアイテムとして、ボールペン、PC、スマートフォン、付箋が多く挙げられました。
秘書業務もデジタル化が進んでいるのでPC、スマホが回答されるのは予想していましたが、そうはいってもボールペン、付箋、メモ帳、スケジュール帳も多い結果となりました。
特に、ボールペンや付箋、メモ帳などのアナログアイテムは、簡単なメモ取りやアイデアの整理に非常に便利であり、デジタルアイテムと併用することで業務の効率を高めています。例えば、会議中にサッとメモを取る際にはボールペンとメモ帳が重宝され、後でその内容をデジタルアイテムに移すことで情報の整理が容易になります。
秘書のアイテム選定ポイントは?
続いて、どのような選定ポイントでアイテムを選んでいるか聞いてみました。
![](https://olive-cac.jp/wp-content/uploads/2024/07/image-4-1024x515.png)
秘書がアイテムを選ぶ際のポイントとして、使い勝手や機能性を重視する傾向が強いことが明らかになりました。
見た目よりも実用性を優先し、ブランドにこだわる人は少数派の結果となっています。
PC、スマートフォン以外で多かった4アイテム
PC、スマートフォン以外で多かった4アイテムについて12個紹介します。
ボールペン
PILOT 『フリクションボールペン』
文字を消せる機能があり、急ぎのメモや訂正が多い業務に最適です。
“ 直ぐに消せるのでフリクションシリーズ(ペン・蛍光ペンともに)を愛用しています ”
“ 未確定の予定、急ぎのメモ等、あとで消せるため。シャープペンシルのように芯が折れる心配がない ”
というコメントもありました。
三菱鉛筆株式会社『ジェットストリーム』
滑らかな書き心地が人気で、手軽に使えます。
“ とても書きやすくノンストレスで、安価のため、置き忘れたり失くしてもまったく気にならないため ”
とコメントがあり、使いやすく、安価であることも特徴です。
無印良品ボールペン
無印良品のボールペンはラインナップが豊富です。
“ 使いやすく手に入りやすいです ”
とコメントもあり、無印良品へ行けば購入できることもポイントです。汎用性が高く、どんなシーンでも活躍します。
ゼブラ 『ブレン エマルジョンボールペン』
“ 0.7mmを使っていますが、書き心地がなめらかで紙との相性が良くておすすめです。本体の色の展開もかわいいのでお気に入りです ”
とのコメントいただいています。「ぶれん=ぶれない」という名前の通り筆記振動を制御している点が特徴のようです。
スケジュール帳
高橋書店 『高橋手帳』
ビジネスシーンにあったデザインと機能性を備えた手帳です。
“ サイズ感がよく、シンプルで使いやすい ”
とコメントがありました。様々なシリーズが販売されています。
コクヨ 『じぶん手帳』
自分好みにカスタマイズできる点が人気です。
“ 担当役員・自分・家族のスケジュールを1冊で管理でき、メモ欄がたくさんあるので重宝しています ”
とのコメントがありました。ビジネスシーンにも使える「Biz」版もあります。
和気文具『JSダイアリー』
“ 見開きの1ヶ月カレンダーです。1日の欄が上下二段に分かれている為、上にボス、下に自分の予定を書くことが出来、大変使いやすいです ”
とコメントがありました。中はトラッドな雰囲気の書体が使われており、見た目もおしゃれです。
日本能率協会 『Bindex by NOLTY』
“ スケジュール帳リフィルはバーチカルタイプ。役員の1日の動きと1週間の動きを把握しやすいから ”
とのコメントをいただいています。
役員の手帳と分からないキャラクターものの手帳
あえて、キャラクターものの可愛い(?)手帳を使っているというコメントもありました。理由は
“ 私が万が一、その手帳を紛失したり最悪な事態に備えて、キャラクターものの手帳を使用している。パッとみて役員の手帳だとバレないように。もちろん中身も自分にしか分からない暗号のような書き方をしている ”
これはさすがの気配り!というしかありません。
メモ帳
ライフ『ノート ステノグラファー』
“ 役員に呼ばれた時に、立ちながら、メモが非常に取り易い。アメリカ政府スポークスマン付秘書さんにも、薦められました ”
とコメントがありました。
無印良品ノート
細かいメモやアイデア出しに重宝しそうなサイズとデザインです。
“ フラットに開いて使いやすく、持ち運びしやすいサイズ感 ”
とのコメントがあるようにフラットに開けるのも使いやすいポイントです。
付箋
ロール付箋
“ 見出しにもなるし剝がれにくくお勧めです。とりあえず書類をまとめておきたい時等、挟んだファイルにロール付箋で見出しを貼れば、あとから見返しやすいし整理しやすいです ”
“ 転職先の秘書の方が、普通の付箋ではなくロール付箋をいろんな色や幅で使い分けており、真似してみたらとても使いやすかった ”
とコメントがありました。書類をまとめたい時にも使えて便利です。
ポスト・イット
“ ポスト・イットの5ミリのカラー9色の付箋は、目立ちやすいけど邪魔にならないので押印箇所やサイン箇所、目を通してほしいところにしるしをつけるのにおすすめです。メッセージも書けます ”
というように、複数の付箋を持ち歩いている方も見受けられます。
アンケートの結果、どのアイテムも使いやすさと機能性が重視されており、業務の効率化や快適な使用感があるという理由で選ばれています。
例えば、ボールペンには滑らかな書き心地や長時間使用しても疲れにくい設計、文字が消せる機能など多様なニーズがあります。ボールペンの中ではフリクションボールペンの文字を消せる機能が人気で、何人もの秘書の方がおすすめに挙げています。
スケジュール帳、手帳、付箋でおすすめが集中するアイテムはありませんでした。みなさんそれぞれ、自分にあった使いやすさや機能性を持ったアイテムを選んでいるようです。
番外編:ユニークアイテム6選
ここからはユニークなアイテムを6つ紹介します。
斜め掛けポシェット
手軽に持ち運びができ、必要なものをすぐに取り出せる便利さが人気です。特に、ちょっとした外出時や社内の移動時に重宝され、多くの秘書の方が愛用しています。
レターオープナー
PCやスマホでの業務が増えた昨今でも秘書の間で支持を得ているのがレターオープナーです。手紙や書類の開封がスムーズになり、業務効率が上がります。シンプルな道具ですが、その使い勝手の良さから多くの支持を得ています。
“ 挨拶状や招待状を受け取ることが多いため、素早く綺麗に封筒を開けられるアイテムはとても便利だと思います ”
とのコメントもありました。電動レターオープナーを利用されている方もいました。
白いハンカチ
“ 仕事の都合で急きょ不祝儀ごとに代参する時に、白いハンカチだと手に持ってもOKです。冠婚葬祭のすべてに使える白いハンカチで、もうずっと、白ハンカチだけを使っています ”
とのように利便性が高いだけでなく、いざという時の備えにもなるようです。
ブランドロゴ入りのモバイルバッテリー
“ さりげなく使っていらして素敵でした ”
とコメントがありました。モバイルバッテリーとして実用性もありますが、ファッションアイテムとしても機能しているようです。
小さな鏡
“ 小さな鏡を机上に置いている先輩がいた。むすっとした表情だと周りの方からのご依頼の際、話しかけづらいと思われてしまうのと、役員の”顔”として気を付けていると教えてもらい、マネするようにしました ”
とコメントがあるように、常に会社の顔として明るい表情になるように机の上に置くことがおすすめです。常に自分の表情を確認できます。
同行する役員の身長に合わせた靴
“ デスクの下に8足を常備しています。パッと見て、相手から見てバランスの良い身長差になるよう色々な高さのヒールを常備しています。あと、急な買い物に合わせて運動靴も。少しでも早く買って帰って来られるように ”
とコメントがあり、ヒールの高さまで考えられる気配り力がさすがです。
ここで紹介したアイテムは、ユニークというだけでなく、特定の場面や用途において業務の効率化を高めたり、秘書らしい見た目を気にかけたりするアイテムでした。特に、ポシェットやレターオープナーは便利さと機能性、白いハンカチや身長に合わせた靴は細やかな気配りが感じられます。
一見すると、なくても差し支えのないと思われるものもありますが、あると便利で日常の秘書業務をよりスムーズにするためのアイテムになります。
まとめ:おすすめアイテムで効率的に仕事をしよう
今回は秘書の皆さんにアンケートで聞いたおすすめアイテムやユニークアイテムを紹介しました。
定番のボールペンやメモ帳に加え、より秘書業務を円滑にするポシェットやレターオープナーなど、皆さんそれぞれお気に入りのアイテムがあるようです。
気になるアイテムはございましたでしょうか? 適切なアイテムを選ぶことで、日々の業務がより効率的で快適になることでしょう。参考になりましたら幸いです。
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Olive編集局
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