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【秘書必見】賢い秘書が実践している役員のダブルブッキング対策を紹介

目まぐるしく変化する役員のスケジュール管理において致命的なミスともいえるのがダブルブッキング。
今まで築いてきた信頼関係が、一瞬で崩れてしまうかもしれないリスクがあるからこそダブルブッキングを未然に防ぎたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

今回はスケジュール管理を迅速にこなすために賢い秘書が実践している役員のダブルブッキング対策を紹介します。

本記事では役員のダブルブッキング対策を紹介します。

以前やってしまったことがあります。
もうダブルブッキングを繰り返したくありません。
今日はよろしくお願いします。

1.先読み力でダブルブッキングを回避

秘書をしている方ならスケジュール管理をしていて
ダブルブッキングをしてしまった、しそうになったという経験をした方も
いらっしゃるのではないでしょうか?

指摘されて「あっ!」と気づくことがよくあります。

変更が多い役員のスケジュールはアポイント以外の予定を先読みして
段取りをつけるのがポイントです。

1-1.定期的な予定は先に入れておく

社内会議や打ち合わせ、外出などスケジュールの中には定期的なものがあるはずです。

そのようなあらかじめ定期的に行うことが決まっている予定は先にスケジュールに反映しましょう。

これをしておくだけでもダブルブッキングになるのを防ぎやすくなります。

同じ予定をいくつも入力するのが大変です。

複写機能を使うと同じ予定を一から作らずに済みますよ。
あと定期的なスケジュールは1週だけスキップすることもあるので
その辺の操作が簡単にできるツールを選ぶと良いでしょう。

1-2.役員のパターンを読んで仮スケジュールを押さえる

役員のことを知るのも秘書の仕事の1つ。
役員の性格や思考、行動パターンからスケジュールのあらゆる可能性を秘書が先読みし、仮スケジュールとして押さえておくという管理方法もあります。

例えばお得意様によってスケジュールの優先度を変える役員の場合はお得意様がいつも提示してくる時間帯・曜日には繰り返し機能で予定を確保しておきます。

口頭での約束や重要なスケジュールを秘書に伝えることを忘れる傾向がある役員の場合は「自分が把握していないところで役員に予定が入ってしまうかもしれない」という前提に立ち、スケジュール上では空いている日時であってもすぐに確定せず仮スケジュールで押さえておきます。

先回りをして押さえておけば
多少のトラブルも冷静に対処できそうです。

仮スケジュールと確定スケジュールどちらなのか
スケジュールのステータスを登録時に指定できるツールを使うと便利です。

2.リーダーシップ周囲の巻き込みでダブルブッキングを回避

周囲の巻き込み?
秘書が周囲を巻き込むのでしょうか。

周囲の方とのコミュニケーションにより、
自分1人では気づけなかったり忘れたりしていたことを思い出す
リマインダーにもなりますよ。
ここでは「社員との連携」「関係各所との二重チェック」について解説しますね。

2-1.社員との連携

情報共有のルールを秘書と役員間で決めても、なかなかうまくいかないのが現実。
だからこそ社内からの情報収集が必要となってきます。

役員と行動を供にする機会が多い社員のスケジュールを把握しておくことで
思わぬダブルブッキングを防ぎやすくなりますよ。

役員だけでなく社員とも
日々のコミュニケーションが大事ですね!

2-2.関係各所との二重チェック

不注意、失念、思い込みといったヒューマンエラーは完璧な人間でも100%防ぐことは至難の業です。

登録状況のミスや更新のし忘れに気付きやすくするには先述した社員との連携同様、関係各所とも連絡を取り合って二重チェックすることがダブルブッキング防止には有効的です。

例えばどのような二重チェックがありますか?

・確定スケジュールを押さえたい箇所に仮スケジュールがある場合は

押さえる前に担当者に確認を取る
・確定スケジュールは重複で登録できない機能があるツールを活用する


一例としてこのような二重チェックの方法があります。

3.登録状況の管理が簡単・便利なOliveのスケジュール調整機能

今回ご紹介したスケジュール管理の機能は秘書業務に特化した管理システム「Olive」で実現できます。

例えば先述したスケジュールの登録状況は「本登録」「仮登録」「キャンセル」3つの項目から選択するだけ。
1件ごとに【仮】と件名に書く必要はありません。
仮スケジュールは重ねて登録、本スケジュールはダブルブッキング防止機能が働き、時間を重ねての登録が出来ないようになっています。

キャンセルになった予定は登録状況をキャンセルに変更することで、登録内容を残したまま非表示にすることができるため、リスケジュールの更新も簡単です。
これらの機能は実際にOliveをお使いいただいている現場からも便利だという声を多数頂いております。

Oliveには他にも空いている時間帯を検索したり
予定に関連した業務や情報を紐づけて管理したりすることも可能です。

1つのツールで秘書業務の管理が完結できるのは便利です!
今よりも効率的なスケジュール調整が期待できそうです。

Oliveは他にもスケジュール調整にあるとうれしい下記の機能も搭載しています。

・会議室予約や配車など他の業務も連携して一括管理
・スケジュールの公開範囲を11段階で設定
・スケジュールを海外タイムゾーンに設定

Exchangeや名刺管理サービスSansanとの連携、他システムとの連携に必要なAPIの提供など、今お使いのシステムとの併用や、より秘書業務を効率化する豊富な機能を搭載。

現在お使いのスケジュール管理システムからの変更、導入を検討されている方はお気軽にお問い合わせください。

▼スケジュール管理|秘書室システムOlive(オリーブ)
https://olive-cac.jp/kinou/schedule/

▼お問い合わせ
https://olive-cac.jp/contact/

このコラムの執筆者

Oliveブログ編集局

「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。

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