Olive 機能紹介
役員・秘書に向けたおしらせを掲載することができます。
メールを使わずに役員と秘書間、秘書室内で手軽に連絡事項などを共有することができます。
有効期限や重要マークを設定することができます。登録日・内容・有効期限などでソートし確認することが可能です。
スケジュール管理では、定期的な予定を一括登録するのはもちろん、他の予定をコピーして新しい予定を登録することができます。この点は、とても効率的だと思いました。
スケジュール管理の画面に、予定に紐づく案内状や地図などのファイルを添付しておけます。一か所にまとまっているので、メールや他のフォルダーを探す必要がなくなり効率があがります。
（スケジュール、会議、来訪、配車は連動しているので）スケジュール管理で時間を変更するだけで、会議室の予約時間も一緒に変更になりますし、Wブッキング防止チェックもあるので、スケジュール管理のミスの心配が減りました。
スマートフォンやタブレットでも利用できるので、秘書が役員室等に出向き打合せをしていても、その場でスケジュールを確認したり、予定の登録・変更ができるようになったのが便利です。
役員スケジュールへのアクセス権限を11段階で設定でき、かつ、どの項目を誰に開示・非開示するのかを細かく設定できます。高いセキュリティ機能があるので、当初予定していたよりもユーザーの範囲を広げて利用しています。
削除とは別にキャンセルが用意されています。キャンセルされた予定はスケジュール上は見えませんが、データは残っているので、後から別の日で予定を復活させ再登録に利用できます。秘書の仕事を理解していて、業務をスピーディーに行えるように設計されていると感じます。
出張は出張中というスケジュールと、出張先での細かいスケジュールを重ねることができます。出張中、役員が時間刻みで移動しても、今どこで何をしているのか一目で分かります。
スケジュール機能の画面では役員の予定が一覧で表示されるのですが、グループ機能を使うとグループに登録された役員の予定だけに絞って見ることができます。サポートする役員が限られている場合など、とても便利です。
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有効期限・重要マーク設定