Olive イベントレポート
Olive秘書セミナー2026
2026年10月21日、ベルサール八重洲にて「Olive秘書セミナー2026」を開催しました。
本セミナーは毎回定員を上回るお申し込みをいただいており、今回も多くの秘書・管理部門の皆さまにご参加いただきました。
第1部では、秘書業務の効率化を支援する「秘書室システムOlive」の機能や活用方法をご紹介。第2部では、キヤノンマーケティングジャパン株式会社より内藤朋子氏をお招きし、「つながりが人を育てる」をテーマに、秘書の人材育成や組織づくりに関する実践的な取り組みをご講演いただきました。
第1部：秘書室システムOliveのご紹介
第1部では、株式会社シーエーシー（CAC）の舟本英嗣が登壇。
日本秘書協会とCACが共同で実施した『コロナ前後における業務の変化に関する実態調査』で、秘書業務の課題として最も多く挙がった「業務の効率化・生産性の向上」に着目し、具体的な課題をいくつか取り上げながら、その解決を支援する秘書室システム「Olive」の機能をご紹介しました。
◆ 秘書業務の課題と情報の一元管理
秘書の役割は、役員が本来の業務に専念できるよう、効率的にサポートすることにあります。
その業務はスケジュール管理を中心に、会議室や出張の手配、来客対応、慶弔贈答、顧客情報の管理など多岐にわたります。さらに、急な予定変更や突発的な調整も多く、限られた時間の中で正確かつ迅速な対応が求められます。
一方、実際の現場ではOutlook、Sansan、Excelなど複数のツールを使い分けることが多く、情報の二重入力や管理の煩雑化、必要な情報の検索、秘書間での情報共有などが課題となっています。
こうした課題を解決するために開発されたのが「秘書室システムOlive」です。
Oliveは、スケジュール管理を中心に、会議室管理、顧客管理、慶弔贈答管理、配車管理などの情報を一元管理できるシステムです。各機能が相互に連携することで、重複入力を減らし、秘書業務全体の効率化を支援します。
◆ Oliveの主な機能と活用方法
講演では、実際のシステム画面を用いながら、Oliveの特徴や具体的な活用方法をご紹介しました。
例えば、来客予定を登録する際には、顧客情報を引用することで入力の手間を軽減しながら、空いている会議室をその場で予約できます。さらに、来客情報を受付担当者へ共有することも可能です。
また、過去の面談履歴や慶弔贈答の対応履歴を検索できるため、蓄積された情報を日々の業務に活用できます。他にも、Outlookとのスケジュール連携や名刺管理システム Sansanとの顧客情報連携、複数の役員と会議室の空き時間をまとめて検索する機能などをご紹介しました。
役員情報を扱ううえで重要なセキュリティについても、役員や秘書ごとのアクセス権限設定に加え、個別の予定単位で閲覧範囲を制限できる仕組みを説明しました。
第2部：特別講演「つながりが人を育てる」
第2部では、キヤノンマーケティングジャパン株式会社（以下、キヤノンMJ）秘書室長 内藤朋子氏による特別講演が行われました。1996年の入社以来、会長・社長秘書を務め、現在はグループ全体の秘書人材育成や組織運営に携わる内藤氏。これまでの経験から、人材育成や組織づくり、これからの秘書のあり方についてお話しいただきました。
◆ 「あなたはどう思う？」が変えた仕事への向き合い方
内藤氏の大きな転機は、入社4年目、アメリカ帰りの社長との出会いでした。指示を正確にこなすことが秘書の役割とされていた時代、社長から投げかけられたのは「右向け右は求めていない。あなたはどう思うの？」という言葉。以来、自分なりの考えを持ちながら仕事に向き合うようになり、その面白さや価値を実感したといいます。この経験は、現在の仕事観や人材育成の考え方に大きな影響を与えているそうです。
そして、経営環境が複雑化し変化のスピードも増している今、秘書もサポート業務にとどまらず、状況を先読みし、自ら提案し、考動（考えて動く）する姿勢が当時以上に求められているとも語りました。
◆ 秘書の成長を支える3つの取り組み
キヤノンMJでは、役員秘書の多くが秘書室ではなく、各部門に所属する「部門分散型」の体制をとっています。そのため、秘書同士の交流やノウハウ共有の機会が少なく、業務の進め方やスキルにもばらつきがありました。また、役員との間で完結することが多い秘書業務は直属の上司から業務の過程が見えにくく、評価や育成が難しいという課題もありました。
こうした課題に対し、「学ぶ」「見える化」「つなげる」という3つの取り組みを進めました。
1. 学ぶ：部門を越えてつながる「秘書ポータル活動」
SharePointに情報共有のポータルサイト、Teamsに秘書同士が気軽にコミュニケーションできる場を設け、部門やグループ会社の秘書がつながる「秘書ポータル活動」をスタートしました。中心となる「タスク活動」では、4～5名のチームで共通の課題に取り組み、マニュアルの共同作成や業務改革に加え、現在はケーススタディによる学びやAI活用を進めています。
こうした活動からは、業務改善も生まれています。例えば、コロナ禍でオンライン会議が増えたことを機に、秘書25名で年間延べ約6,000件に及ぶ定例会議の予定登録をCSVによる一括登録に変更。さらに各事務局も巻き込み、会議招集通知に議題・資料・議事録の格納先URLを記載して情報を一か所に集約しました。これにより秘書の手間やミスを減らし、役員も予定表から必要な情報にすぐアクセスできるようになりました。
最近では、蓄積したマニュアルやノウハウを生かし、来客対応を支援するAIエージェントも自分たちで構築。
一人では進めにくい改善も、One Teamで役割を分担し、知恵を出し合うからこそ実現できると語りました。
2. 見える化：スキルと成長課題の可視化
続いて紹介されたのが、秘書に必要な知識や実務スキルに加え、判断力や課題解決力、提案力なども含む約90項目のスキルチェックシートです。人事評価のためではなく、自身の振り返りに加え、見えにくい秘書業務を上司と同じ言葉で語るための「共通言語」として活用されています。さらに、秘書の業務遂行について役員と直属の上司にアンケートを実施。その結果と組み合わせることで、本人・役員・直属の上司という3つの視点からの 「見え方（評価）の違い」 を可視化しています。
3. つなげる：結果を共有し、成長につなげる
こうして可視化した結果をもとに、内藤氏は各部門の上司と面談し、見え方の違いを共有しています。秘書の強みや課題を改めて確認するだけでなく、上司が日頃感じている悩みにも耳を傾けながら、今後の育成について一緒に考えているといいます。
また、スキルチェックシートや役員アンケートは全員分を集計し、その傾向を秘書メンバーにもフィードバック。自分たちでそのデータを分析し、次年度のポータル活動の方針や行動目標を考える仕組みにしています。
◆意識が変わり、「ありたい姿」が生まれた
当初は「忙しいのに」「やる意味がわからない」という声もありましたが、協働を重ねる中で、ベテランは知識や経験を生かせる実感を、若手はIT活用など得意分野で頼られる喜びを得て、活動を自分ごととして捉えるようになっていったといいます。こうした変化を経て、メンバーから自発的に「ありたい姿」をつくろうという声が上がりました。
秘書メンバー全員で生み出したのは
「想いに寄り添い、幅広い知識としなやかな対応で、未来への一歩に貢献する」
という「ありたい姿」です。
ただ理想として掲げるだけでなく、今年から一人ひとりが「ありたい姿」に近づくための行動目標を設定し、実践しています。実践後には、ボスや社内外の相手、自分自身にどんな価値や変化があったかを振り返ります。
◆見えにくい価値をどう捉えるか
内藤氏は、秘書の仕事は成果や価値が見えにくいからこそ、成果だけでなく「その成果につながった行動を見ること」が重要だと語りました。例えば「信頼関係づくりに貢献した」という成果の裏には、「依頼の意図を復唱し、認識のずれを防いだ」などの行動があります。こうした価値につながった行動に目を向けることで、何が良かったのかが明確になります。そして、仕事の価値を言語化する手がかりとして紹介されたのが、スピード、組織への波及、他者への展開、持続性、変革、関係者の満足、協働、自己成長という8つの視点です。この視点で行動を振り返ることで、良かった行動をさらに発展させ、次の行動や新たな価値につなげていけるといいます。
◆つながりが人を育てる
講演の最後には、秘書は単なるサポート役ではなく「ボスのパートナー」であり、その先にいる関係者や組織、会社全体を見て、自ら考え、行動し、価値を生み出す存在だと語りました。
今回紹介した取り組みも、「ここ、ちょっと不便だよね」という小さな気づきを、仲間との対話を重ねながら形にしてきたもの。その一歩が新たな行動を生み、さらに次の挑戦へとつながっていく。
自身も多くのボスや仲間に育てられてきた経験から、「つながりが、人を育てる」との思いを伝え、今日の話の中に何か一つでも「やってみよう」と思えることがあればうれしいと参加者に呼びかけました。
秘書同士のつながりを通じて学び合い、一人ひとりの主体性と成長を組織の力へと変えていく。これからの秘書のあり方を考える、示唆に富んだ講演となりました。
懇親会
講演終了後は、軽食やドリンクを囲みながら懇親会が行われました。
会場には「秘書室システムOlive」の実機デモブースも設置され、参加者の皆様には実際の操作画面をご覧いただきながら、機能や活用方法についてご質問いただきました。
また、講師や他企業の秘書の皆様との交流を通じて、日頃の業務に関する情報交換や意見交換が行われました。
企業の垣根を越えて会話が広がり、新たなつながりが生まれていく様子は、第2部のテーマ「つながりが人を育てる」とも重なるものでした。
ご参加いただいた皆さま、そして貴重なお話をお聞かせくださった内藤氏に、改めて御礼申し上げます。
