Home > ブログ > ムリ・ムダ・ムラなスケジュール管理を改善　OliveとOutlookのスケジュール自動連携

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複数のツールを使って秘書業務の管理をする場合、心配となるのがヌケモレです。
1度に要する作業の時間と労力は小さいものでも、回数が多くなればなるほど秘書にとって大きな負担になっていきます。しかしながら1回の見落としがミスやトラブルを招く恐れもあります。
こうしたリスクに対する解決策の1つとして有効なのがデータの自動連携です。
本記事ではOliveとOutlookのスケジュール管理が同時にできるExchange Online連携機能をご紹介します。
Exchange Online連携機能を活用することで、秘書が行うスケジュール管理の負担軽減やミスの防止につながります。OliveとOutlookを併用したスケジュール管理方法に関心がある方はご一読ください。

役員のスケジュール管理でよくある課題

今、本記事をご覧になっている秘書の中には次のような課題を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

課題①　秘書が把握していないところで埋まる役員のスケジュール

ダブルブッキングを引き起こす原因の1つとして「役員は把握していたけれども秘書が把握していなかったスケジュール」があります。
具体的には
・役員が取引先や社員と口頭で交わしたスケジュール
・ミーティング中に決まったスケジュール
・役員のプライベートのスケジュール
などがあります。

役員によっては自身でスケジュール管理を行いたい方もいるでしょう。
しかしながら秘書が把握していないところで発生するスケジュールは、取りこぼしがないよう秘書側が注意を払う必要があります。

課題②　変更・キャンセルのダブルチェック

優先順位や重要度に応じてパズルのように組み立てる役員のスケジュール管理。
新規の予定はもちろん変更やキャンセルも日々、発生します。
その都度、秘書は速く正確に内容を修正しなければいけません。
「スケジュールにミスがあってはいけない」という強い責任感から、修正後にダブルチェックしている方もいるのではないでしょうか。
スケジュールの修正・ダブルチェックは単調な事務作業ではありますが、じわじわと秘書の時間と労力を奪ってしまいます。

Exchange Online連携機能とは？

Exchange Online連携機能とは、OliveのスケジュールとOutlookのスケジュールを連携することができる機能です。

秘書と役員の間で最も使われているツールであるOutlookスケジュール表と秘書室システムのOliveを自動連携させることで秘書の重複登録の手間を削減し、役員のスケジュール管理における様々な課題を解決します。
Exchange Online連携機能の連携方向は3つあります。

・Olive優先連携
・Exchange優先連携
・双方向連携

優先するツールは管理用として、優先しないツールは参照用として使います。OliveとOutlook両方で管理したい場合は、双方向連携を選択することで対応できます。
なお、こちらの連携方法は役員一人ひとりのニーズに合わせて個別に設定できます。

Olive優先連携

Olive優先連携を設定した場合、Oliveで登録・更新・削除したスケジュールが役員のOutlookに反映されます。Oliveは管理用、Outlookは参照用としてお使いいただけます。 役員のスケジュールを社内で公開したい場合や役員が自身のスケジュールを確認したい場合におすすめの連携方法です。

Exchange優先連携

Exchange優先連携を設定した場合、役員のOutlookで登録・更新・削除したスケジュールがOliveに反映されます。Outlookは管理用、Oliveは参照用としてお使いいただけます。 Outlookを使ってスケジュール管理をしたい場合やOliveで管理していない役員のスケジュールをOliveに集約したい場合におすすめの連携方法です。

双方向連携

双方向連携を設定した場合、OliveまたはOutlookで登録・更新・削除したスケジュールが双方向に反映されます。
なお、連携処理が実行されるまでの間に双方のスケジュールで更新が行われた際は更新日時が新しいほうのスケジュールがもう一方のツールのスケジュールに反映されます。 秘書だけでなく役員自身もスケジュールを管理したい場合におすすめの連携方法です。

Exchange Online連携機能で得られるメリット

Exchange Online連携機能を活用することにより、秘書は次のようなメリットも得られます。

メリット①　役員の情報を安全に集約できる

Exchange Online連携機能はアクセス制御や公開範囲、公開項目など連携内容をあらかじめ設定しておくことで、OliveとOutlookで同じ表示にすることができます。
これにより役員スケジュールのセキュリティの担保と秘書業務の効率化を可能にします。

メリット②　秘書業務が一元化できる

社内用のスケジュールと秘書業務用のスケジュールを併用すると、少なからずヌケモレは発生してしまいます。
Exchange Online連携機能で自動連携すればヌケモレを削減できるため、秘書業務に一層集中しやすくなります。
また、最新のスケジュールがすぐに反映されるため、社内用スケジュールと秘書業務用のスケジュールにタイムラグが発生しない点もポイントです。

メリット③　最新のスケジュールが確認できる

Exchange Online連携機能はあらかじめ設定した時間間隔で自動的に連携処理が実行されます。
最新の情報が素早く更新・共有されるため、Olive、Outlookの利用者はすぐにご確認いただけます。

まとめ：Exchange Online連携機能でスケジュール業務の効率を最大化しませんか？

本記事ではムリ・ムダ・ムラなスケジュール管理の改善に役立つOliveとOutlookのスケジュール自動連携機能、Exchange Online連携機能をご紹介しました。
多くの企業ではOutlookを使ってスケジュール管理をされていると思います。
普段お使いのOutlookとデータを連携させるだけで、スケジュール管理は大幅な改善が見込めます。
その中でもOutlookと秘書室システムOliveを組み合わせれば、スケジュール管理の効率を最大化することが可能です。
ヌケモレ防止の確認作業に充てる時間を上司のサポートに充てる時間へと変えたい方はOliveのExchange Online連携機能を活用してみてはいかがでしょうか。