Home > ブログ > 秘書を支える秘書室システムOlive、その機能と特徴を紹介

日々の業務効率を上げたいと考えている秘書の皆様、秘書室システムを使って秘書業務をより効率的にしませんか。 秘書室システムで秘書業務を一元管理すると各業務の動線がスムーズになって秘書業務の効率が上がることはもちろん、秘書業務のノウハウを社内で共有しやすくなるといったメリットが得られます。本記事では秘書業務をより効率的にする「秘書室システムOlive」の機能をご紹介します。

1.秘書室システムOliveとは？

秘書業務は、役員がパフォーマンスを最大限に発揮できるように秘書がサポートしていくもの。「気配り」や「おもてなし」は大切です。

秘書業務のポイント

• 想像力を働かせて一歩先、二歩先を考えること。
• その場の状況に応じてとっさに機転を利かせること。
• 役員や役員以外の社員のちょっとした変化に気付くこと
  　

「気配り」も「おもてなし」も秘書自身に心の余裕があれば意識できます。しかし、目の前の業務に手一杯で、心に余裕がないという秘書の方も少なくはないでしょう。
そこでＯliveは、役員同様、秘書業務を行う皆様がパフォーマンスを最大限発揮できるよう、現場の要望を多く取り入れて開発しています。 Oliveを使うことで大きく変化することは3つあります。

1-1.秘書業務の効率化

スケジュール管理を中心とした様々な情報を秘書の視点できめ細かく一元的に管理することにより、作業の無駄が減り、秘書の時間と心にゆとりをもたらします。

1-2.情報の安全は守りつつリアルタイムで情報共有

細かなセキュリティレベルの設定により情報の機密性を確保しながら、役員や必要なメンバーにしっかり情報共有。スムーズに情報を伝える環境を作ります。

1-3. 多様な働き方を促進

パソコン、スマートフォン、タブレット、様々な端末で利用可能。その場に応じたデバイスでスケジュールなどの確認・登録・変更ができ、場所や手段にとらわれない柔軟な働き方が実現できます。

• タブレット・スマートフォンからアクセスするためにはVPN（仮想プライベートネットワーク）環境が必要です。
• スマートフォンで利用できる機能はスケジュール管理、会議室管理、配車管理機能です。タブレットではPCと同様の機能をご利用いただけます。
• 動作環境　https://olive-cac.jp/feature/operating-environment/https://olive-cac.jp/feature/operating-environment/

　

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2.秘書室システムOliveの便利な機能

秘書室システムOliveの便利な機能をご紹介します。

2-1.連動機能でスケジュール更新の手間を削減

Oliveには、秘書業務でよく使う機能が集約されているので、Olive一つで秘書業務をスイスイとこなしやすくなります。

スケジュール管理
11段階のセキュリティレベル設定で機密性の高い情報を守りつつスピード感を持って役員スケジュールを共有します。また、連動機能でスケジュールの更新に伴う会議室管理、配車管理、来訪者管理の登録忘れ、更新漏れを防止します。

会議室管理
スケジュール管理との連動機能で会議室の日時変更の登録忘れや更新漏れ、ダブルブッキングを防ぎます。また会議室を予約する際に役員の空き時間の検索ができる機能もあります。

配車管理
役員の出発時間、戻り時間、どこに立ち寄るのかを設定できます。共有車の空き状況なども把握することができます。

来訪者管理
受付前、受付済み、退出済みといった来訪予定のお客様の来訪状況を管理できます。

2-2.お付き合い情報の見える化で秘書の対応力を向上

お客様がいつ宿泊してもサービスの品質が保たれているホテルのように、秘書業務でもおもてなしは大切です。Oliveでは、お客様とのお付き合い情報を見える化することができます。 見える化には、秘書業務の標準化ができたり、後任への引き継ぎがスムーズになったり、データベースとして活用できたりと、様々なメリットが挙げられます。

顧客管理
名刺情報をはじめ、お客様の食べ物の好み、趣味などを1つの画面で管理できます。

慶弔・贈答管理
行事に関する贈答情報を、発送やお届けの進捗状況も含めて管理できます。

接待場所管理
接待に利用した場所や手土産を購入した場所など、役員のお付き合いの中で利用したお店の情報をデータベースとして残し、次の業務に生かすことができます。

2-3. Olive専用の掲示板で秘書業務の情報共有を促進

お知らせ機能
Olive利用者間の情報共有がOlive一つで完結します。

2-4.他のツールともシームレスに連携

他のツールと連携できることで社内のデータを有効活用し、情報共有の活発化を促します。

Sansan連携機能
Sansanに登録された名刺情報を、Oliveのスケジュール管理、慶弔贈答管理と連携して登録できる機能を標準搭載。Sansanにある名刺データと同じ内容を入力する二度手間を省くことができます。

Exchange Online連携機能
Oliveのスケジュール管理に登録された情報と、Outlook（Exchange Online）の予定表に登録された情報を定期的に双方向で同期。二重入力の手間が不要になり業務の効率化に繋がります。

APIの提供
様々なシステムとの連携機能をご用意。データ連携により生産性の高い業務を実現します。

Excel出力
Oliveに登録したデータを他システムでも活用できるようにExcel出力機能を用意しています。

　

秘書室システムOliveはどの業種、どの企業においても使いやすい機能を用意していますが、中には「我が社固有だがこういった機能が欲しい」「一部アレンジしたい」という声を頂くことがあります。 そこでOliveは今回ご紹介した標準機能のほかにも、皆様の職場の秘書業務に合わせたシステムをカスタマイズするサービスをご用意しています。ここでは一例としてカレンダー形式の帳票のカスタマイズをした企業様の声をご紹介します。

事例）カレンダー形式の帳票をカスタマイズ

実は、製品選定の要件の1つだった「スケジュールの印刷様式を選択できること」について検討したとき、Olive標準の印刷様式は当社が希望していたものとは少し違っていました。特にOliveのカレンダー形式は、出力できる項目が件名と場所だけに限られていて情報量が少ないと感じていました。
役員も、これまで使っていた詳細内容まで入ったカレンダー形式の帳票に見慣れていたので、「誰と」「どんな要件で」などの細かな情報も盛り込んでカレンダー形式で印刷できるようにカスタマイズをお願いしました。

今回は秘書室システムOliveの特徴や機能をご紹介しました。
秘書業務に関するお悩みがある方、解決策をお探しの方はお気軽にご相談ください。

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