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ポイントは自動更新!役員応接室・会議室の効率的な管理方法を紹介

役員スケジュールに変更が発生した際、予定表の変更はしたものの役員応接室・会議室の変更をうっかり忘れていたなんてことはありませんか?
TODOリストやリマインダーでは防ぎ切れないタスク漏れはスケジュールと紐づけて管理するのも一つの手です。

本記事では役員応接室・会議室を効率的に管理する方法をご紹介します。

役員スケジュールに変更が発生した時、調整に気を取られてしまって
役員応接室・会議室の更新を失念してしまったことがあります。

スケジュールの変更がおきると、

スケジュール調整だけでなく関連する処理も迅速に行わなければいけないから大変ですよね。
それならスケジュールと会議室の予約を紐づけてみてはどうですか。

そんなことができるのですか?
ぜひお話を聞かせてください。

1.役員応接室・会議室管理の重要性

防音性と格調のある空間を兼ね備えた役員応接室・会議室は他の会議室で代替するのが難しいうえに数が限られています。

役員応接室・会議室の予約を変更するきっかけは、役員自身のスケジュール変更や、先方からの変更依頼、アクシデントによる変更など様々ありますが、もし会議室・応接室の予約変更ができていなかったら、忙しいスケジュールを調整してきた出席者に迷惑をかけるだけでなく重要な意思決定を先送りせざるをなかったり、これまで築いてきたお客様との信頼関係が崩れる一因にもなりかねません。

だからこそ役員応接室・会議室をきちんと管理することは重要です。

予約できていないことを当日気付いたら、と想像しただけでヒヤッとします。

そうですよね。

最悪の事態にならないように対策を取っていきましょう。

2.秘書室システムOliveの導入で役員スケジュールの変更対応を効率化

秘書室システムOliveには役員応接室・会議室の管理をサポートする機能が3つあります。

2-1.自動更新で失念防止|スケジュールと役員応接室・会議室予約の連動機能

役員スケジュールの変更に伴う役員応接室・会議室予約の変更・キャンセルをOliveは自動的に行うことが出来ます。

必要な手続きはたった1つ。Oliveのスケジュール登録画面にある「会議室」のボタンから使用する部屋を選択するだけです。
これだけでスケジュールのデータと会議室予約のデータの連携が完了します。

スケジュール変更時に役員応接室・会議室の予約が重複する場合はその旨を通知するメッセージが表示されるのでダブルブッキングの心配はありません。

そのほか定期的なスケジュールは一括登録機能で予定と一緒に会議室も一括で登録できます。

便利な一方でセキュリティーが気になります。

スケジュールと連携した際、会議室予約画面からスケジュールの詳細内容が見られてしまいませんか。人によっては見せたくない内容もあるのですが…。

機密性の高い情報を扱う秘書業務ではセキュリティーが気になりますよね。

でも大丈夫です。

Oliveなら会議室予約画面から閲覧できるスケジュールに関する情報は、利用者に付与されたスケジュールのセキュリティレベルに応じた範囲のみに限定される仕組みになっています。

2-2.時間的なゆとりを作る|準備時間の予約機能

会議によっては準備・後片付けが必要なこともあります。

また、来客の場合は次にお見えになるお客様とニアミスしないように時間にゆとりをもって会議室を確保しておく必要があります。

Oliveでは「会議に必要な時間」を入力するだけで、「必要な準備後片付けの時間」も一緒に確保できるため、ゆとりを持った会議室予約を行うことができます。

準備時間を設けておくと時間と、

万一時間になっても面談が終わらない場合でも余裕を持って行動できますね。
でも準備や片付けに時間がかからない場合はどうすればいいですか。

その場合でも念のために押さえておくことをおすすめします。

空いた時間は忙しい役員の休息や作業等に充てることができるので

役員のパフォーマンス向上が期待できます。

2-3.役員以外の社員への貸し出しが一目でわかる|色分け表示機能

役員以外の社員に役員応接室・会議室を貸し出す場合、役員が使用する場合の予約と色を分けて管理することができます。

一目見たときにパッと利用者の違いがわかるように色分けしておけば、どうしても役員スケジュールを優先しなくてはならないとき、貸し出し予定から変更の交渉を行うなど調整がしやすくなります。

システムを導入すると一歩先を想定した管理もしやすくなるのですね。

システムをうまく活用すれば 今よりももっと秘書業務を効率化することは可能です。

<まとめ>

・スケジュールと会議室の予約を連動することでスケジュール変更に伴う会議室管理の手間を省ける
・会議の時間だけでなく会議に必要な準備時間も予約できる
・役員以外の社員へ貸し出している時間帯は色を分けて表示できる

秘書業務は秘書のスキルや気配りに頼る部分が多いですが、どんなに優秀な秘書であっても多忙を極めていたり体調が悪かったりすれば、ミスやタスク漏れをする可能性はあります。
ヒューマンエラーを最小限にとどめるには人とシステムをうまく組み合わせていくことがポイントです。

ここでは一例として秘書室システムOliveの導入を決めたお客様の声をご紹介します。

役員のスケジュールを決めていく際、社内の打ち合わせの場合は会議室を使用することになります。
この会議室予約を手間なく素早く行うには、スケジュールと紐づけて管理ができ、必要な情報が連携できることが重要です。
スケジュールの日時を変更した場合は、連動して会議室の予約も自動的に変わることも要件にしました。
田辺三菱製薬株式会社様(詳細はこちら

秘書室システムOliveは今回ご紹介した会議室管理機能だけでなく下記の業務もスケジュール管理画面から登録することができます。
・接待場所管理
・配車管理
・来訪者管理
・顧客情報管理
・慶弔贈答管理

ほかにもスムーズな動線、直観的にわかりやすい操作など秘書業務の負担をより便利に、より快適にする機能を多数備えています。
秘書業務の効率化やシステムの活用にお悩みがある方はお気軽にご相談ください。

▼機能紹介(会議室管理)
https://olive-cac.jp/kinou/kaigi/

▼お問い合わせ
https://olive-cac.jp/contact/

このコラムの執筆者

Oliveブログ編集局

「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。

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