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【秘書業務の最前線】役員スケジュールの管理をより効率的に!Oliveのスケジュール管理機能をご紹介

コロナ禍を境にリモートワークの導入や、Web会議の浸透などにより、秘書業務におけるIT活用が進み、コミュニケーション手段や情報共有の仕方が大きく変化しつつあります。

機密性が高い役員スケジュールなどの情報を取り扱う秘書業務においては、全ての情報を公開するわけにはいきません。

全社で使用しているスケジューラーに秘書が書き込める情報は一部に限られ、書き込めない情報はExcelなど別のツールで管理するといった多重管理の非効率に悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

システムを活用して情報のセキュリティを担保しつつ、関係者には必要な情報を公開し、さらに業務の効率化を図るには、情報のアクセス権限のコントロールをきめ細かに行えるシステムを選ぶことがポイントになります。

今回は秘書業務に特化したシステムOliveに搭載されているセキュリティ機能についてご紹介します。

機密性が高い情報は個別管理しているのですが
共有相手が限られることもあり、
抜けや漏れが発生していないかヒヤヒヤしています。

Oliveなら役員のスケジュールを必要な人に、

必要な情報だけ 安全に共有できますよ。

それは公開範囲を細かく設定できるということですか?

そうです。しかも公開範囲はシステム側で自動制御してくれるので、

意図せぬ情報漏洩のリスクを低減する仕組みがあるんです。

スケジュール管理の負担が軽くなりそうですね。

詳しく教えてください!

1.3つの権限で役員スケジュールを厳重管理

会議、会食、通院、冠婚葬祭と秘書が管理する役員スケジュールはビジネスからプライベートまで多岐にわたります。
また、そのような役員の動向は様々な立場の人が知りたがっています。

機密性の高い役員スケジュールを取り扱うことから慎重な対応が求められる秘書業務。
スケジュール管理をより効率的に行いたいと考える秘書業務管理者は多いのではないでしょうか。

Oliveは11段階のセキュリティレベルを搭載。
セキュリティレベルには大きく3つの権限「登録権限」「参照権限」「アクセス権限」があり、「開示範囲の権限」を組み合わせることにより11段階のセキュリティレベルを設定することができます。
このセキュリティレベルをシステム管理者がOlive利用者一人一人に設定することで緻密なセキュリティ管理が可能となります。

1-1.役員スケジュールのアクセス権限

役員スケジュールを共有したい人と共有したくない人をシステム上制御することができます。

アクセス権限がある人にはOliveのスケジュール管理画面に役員名とスケジュールが表示されますが、
アクセス権がない人にはがOliveのスケジュール管理画面上に役員名すら表示されません。

1-2.役員スケジュールの開示範囲の権限

一般的なスケジューラーシステムではコントロールしにくい項目も細かく公開範囲を管理できるのがOliveの特長です。

さらに、登録した情報はOliveのシステム側でセキュリティレベルごとに自動制御。
秘書の方は安心して全ての情報をOliveで管理することができます。

セキュリティレベルよりもさらに対象者を限定したい人事、M&A、新事業などに関わるより
機密性の高いスケジュールの場合は、予定毎に公開範囲を個別に手動で設定することもできます。

1-3.役員スケジュールの登録権限

また、許可された項目のみ登録・閲覧が可能な権限設定が行えるので、
例えば、秘書間に限定した情報は役員にお見せしないといったこともできます。

さらに、仮登録のみ可能な権限設定もできるので、
役員スケジュールの優先度を決定する人を明確した運用が可能です。

とある企業の代表取締役社長を務める山本社長。
山本社長は近く、浅野会長と重要な役員人事について話し合うことになりました。
しかし、そのことを役員秘書以外の方には知られたくありません。

このような時、通常は秘書が手帳やエクセルなどでスケジュールを管理するところでしょう。
しかし、公開範囲を個別設定することにより、このような手間はもう必要ありません。
登録されたスケジュールは非公開予定として予定の有無のみ各Olive利用者に共有されます。

下記はシステム管理者が設定するセキュリティレベルの一例です。
【浅野会長のスケジュールに対して】
山本社長:セキュリティレベル4(許可された項目の仮登録と参照を許可)
役員秘書:セキュリティレベル1(全ての項目の本登録/仮登録と参照を許可)
部門秘書:ブランク(ログインしても浅野会長の名前すら表示されない)

これなら効率性と安全性を確保できそうですね。
スケジュール管理には
ほかにどのような機能があるのでしょうか。

配車予定や顧客情報、慶弔贈答情報など

スケジュールに関連する情報を紐づけて管理できます。

機密性の高い情報の個別管理から解放されるうえに
スケジュールに付随する情報の一元管理もできるなんて。
便利な機能がたくさんあるのですね。

バラバラだった各業務の管理が1つのシステムで済むようになるので、
スケジュール管理の負担が軽くなることはもちろん
今までは難しかった社内の情報共有がグッと楽になりますよ。

【まとめ】

・秘書業務を管理するシステムは情報の公開範囲をコントロールできるものを選ぶことが重要
・Oliveなら「登録権限」「参照権限(アクセス権)」「参照範囲の権限」で情報の公開範囲をコントロール可能
・特定の対象者のみに情報を公開したい場合は登録者が手動で個別設定することで対応可能

ここまで役員スケジュールの登録・アクセス権限設定についてご紹介してきましたが
「現行システムからスムーズに移行できるか」「どのように運用すればいいだろうか」等、疑問や不安をお持ちではありませんか。

実際にOliveを導入し運用しているお客様の声は下記記事でご紹介しております。
役員スケジュールの登録・権限設定方法をはじめ、Oliveの導入から導入後まで具体的な流れが気になる方はこちらも参考にしてみてください。

▼導入事例
株式会社めぶきフィナンシャルグループ様
https://olive-cac.jp/case_study_mebuki/

田辺三菱製薬株式会社様
https://olive-cac.jp/case_study_tanabe/

このコラムの執筆者

Oliveブログ編集局

「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。

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