Home > ブログ > 秘書のスケジュール管理をもっと効率化｜役員予定をスマートに管理する方法とは？

コロナ禍を境にリモートワークの導入や、Web会議の浸透などにより、秘書業務におけるIT活用が進み、コミュニケーション手段や情報共有の仕方が大きく変化しつつあります。

機密性が高い役員スケジュールなどの情報を取り扱う秘書業務においては、全ての情報を公開するわけにはいきません。

全社で使用しているスケジューラーに秘書が書き込める情報は一部に限られ、書き込めない情報はExcelなど別のツールで管理するといった多重管理の非効率に悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

システムを活用して情報のセキュリティを担保しつつ、関係者には必要な情報を公開し、さらに業務の効率化を図るには、情報のアクセス権限のコントロールをきめ細かに行えるシステムを選ぶことがポイントになります。

今回は秘書業務に触れたうえで、秘書に特化したシステム「Olive」に搭載されているセキュリティ機能についてご紹介します。

秘書のスケジュール管理の基本とは？

スケジュール管理の重要性

・業務の効率化
役員や管理職などの多忙なスケジュールを適切に整理・管理することで、会議や訪問の重複・遅延を防ぎ、日々の業務をスムーズに進めることができます。

・信頼の構築
予定を正確に把握し、関係者との調整を的確に行うことで、社内外の信頼を築くことができます。

・リスク回避
スケジュールの遅延やダブルブッキングといったトラブルを未然に防ぐことで、重要な商談や会議の失敗を回避します。

・上司の意思決定支援
適切なタイミングで必要な予定や情報を伝えることで、上司の意思決定をサポートする役割も果たします。

基本的な役割

・予定の登録・管理
会議、出張、来客対応、社内行事など、上司のスケジュールを把握し、カレンダーやスケジューラー（紙またはデジタル）で管理します。

・スケジュールの調整
社内外の関係者と連絡を取り、予定の候補日を調整し、最適な時間帯を設定します。

・リマインドとフォローアップ
会議や訪問の直前にリマインダーを送ったり、必要な資料や準備物を確認・手配したりします。

・優先順位の判断
複数の予定が重なる場合には、上司の方針や業務内容に応じて優先順位をつけ、適切に再調整を行います。

・突発的な変更への対応
急な予定変更やトラブルにも柔軟に対応し、迅速な再調整や連絡を行います。

スケジュール管理のコツと注意点

・役員の軸でスケジュールを組み立てる
秘書自身の都合や慣習ではなく、担当役員の性格、健康状態、価値観、生活スタイル、行動パターン、社内での立場などを考慮してスケジュールを組み立てる必要があります。

・意識して空白時間を確保する
役員が自分のために使う時間、例えば重要な準備や意思決定の時間、アイデアを考えたり新たな機会をつかむため情報収集をしたりする時間をスケジュールの中に設けます。

また、空白時間は突然の来客など、予期せぬ事態へのバッファとしても機能します。

会議や会食の時間だけでなく、移動や準備のための前後の時間も管理することで空白時間を考慮しやすくなります。

・重要度×緊急度でタスクの優先順位をつける
秘書業務全般において、タスクを「重要かつ今やるべき」「重要だが今やらなくてもいい」「今やるべきことだが重要ではない」「今やるべきことでも重要でもない」の4つに分類し、「重要かつ今やるべきこと」に集中しましょう。

完璧を目指しすぎず、明日できることは明日に回す割り切りも大切です。

・スケジュールの共有も役員にあわせて
スケジュールを追加・変更した際は必ず役員に報告します。

役員との限られた時間を無駄にしないよう、報告・連絡は要点をまとめ、相談はイエスかノーで答えられるようにするなど、簡潔に伝える工夫が重要です。 役員のスタイル（例：手帳タイプ）に合わせて、紙での差し替えやシステム連携など柔軟に対応しましょう。

秘書が押さえておきたい！役員スケジュール管理の3つのポイント

会議、会食、通院、冠婚葬祭と秘書が管理する役員スケジュールはビジネスからプライベートまで多岐にわたります。
また、そのような役員の動向は様々な立場の人が知りたがっています。

機密性の高い役員スケジュールを取り扱うことから慎重な対応が求められる秘書業務。
スケジュール管理をより効率的に行いたいと考える秘書業務管理者は多いのではないでしょうか。

Oliveは11段階のセキュリティレベルを搭載。
セキュリティレベルには大きく３つの権限「登録権限」「参照権限」「アクセス権限」があり、「開示範囲の権限」を組み合わせることにより11段階のセキュリティレベルを設定することができます。
このセキュリティレベルをシステム管理者がOlive利用者一人一人に設定することで緻密なセキュリティ管理が可能となります。

【1】誰が見る？役員スケジュールのアクセス権管理

役員スケジュールを共有したい人と共有したくない人をシステム上制御することができます。

アクセス権限がある人にはOliveのスケジュール管理画面に役員名とスケジュールが表示されますが、
アクセス権がない人にはがOliveのスケジュール管理画面上に役員名すら表示されません。

【2】どこまで見せる？開示範囲を設定して機密保持

一般的なスケジューラーシステムではコントロールしにくい項目も細かく公開範囲を管理できるのがOliveの特長です。

さらに、登録した情報はOliveのシステム側でセキュリティレベルごとに自動制御。
秘書の方は安心して全ての情報をOliveで管理することができます。

セキュリティレベルよりもさらに対象者を限定したい人事、M&A、新事業などに関わるより
機密性の高いスケジュールの場合は、予定毎に公開範囲を個別に手動で設定することもできます。

【3】誰が登録できる？スケジュール入力権限をコントロール

また、許可された項目のみ登録・閲覧が可能な権限設定が行えるので、
例えば、秘書間に限定した情報は役員にお見せしないといったこともできます。

さらに、仮登録のみ可能な権限設定もできるので、
役員スケジュールの優先度を決定する人を明確した運用が可能です。

とある企業の代表取締役社長を務める山本社長。
山本社長は近く、浅野会長と重要な役員人事について話し合うことになりました。
しかし、そのことを役員秘書以外の方には知られたくありません。

このような時、通常は秘書が手帳やエクセルなどでスケジュールを管理するところでしょう。
しかし、公開範囲を個別設定することにより、このような手間はもう必要ありません。
登録されたスケジュールは非公開予定として予定の有無のみ各Olive利用者に共有されます。

下記はシステム管理者が設定するセキュリティレベルの一例です。
【浅野会長のスケジュールに対して】
山本社長：セキュリティレベル４（許可された項目の仮登録と参照を許可）
役員秘書：セキュリティレベル１（全ての項目の本登録/仮登録と参照を許可）
部門秘書：ブランク（ログインしても浅野会長の名前すら表示されない）

【まとめ】スケジュール管理の徹底で秘書業務をもっとスムーズに

・秘書業務を管理するシステムは情報の公開範囲をコントロールできるものを選ぶことが重要
・Oliveなら「登録権限」「参照権限（アクセス権）」「参照範囲の権限」で情報の公開範囲をコントロール可能
・特定の対象者のみに情報を公開したい場合は登録者が手動で個別設定することで対応可能

ここまで役員スケジュールの登録・アクセス権限設定についてご紹介してきましたが
「現行システムからスムーズに移行できるか」「どのように運用すればいいだろうか」等、疑問や不安をお持ちではありませんか。

実際にOliveを導入し運用しているお客様の声は下記記事でご紹介しております。
役員スケジュールの登録・権限設定方法をはじめ、Oliveの導入から導入後まで具体的な流れが気になる方はこちらも参考にしてみてください。

▼導入事例
株式会社めぶきフィナンシャルグループ様
https://olive-cac.jp/case_study_mebuki/