秘書の仕事を考えるOliveブログ
先輩秘書が教える、お客様・役員に喜ばれるお店選びのポイント
秘書業務において、顧客接待のためにお店を予約することはよくあります。接待は、会食を通じて信頼関係を構築し、ビジネスをスムーズに進めるための場ですので、空間づくりが重要です。つまり、お店の選定がカギとなります。
本記事ではお店の選定のポイントと、接待記録の管理についてご紹介します。
接待でのお店選びのポイント
お店を選ぶポイントを教えて下さい。
以下の3つのポイントに絞ってお店を選ぶと良いですよ。
１つ目のポイントは、予算面も含めて、接待の目的に合っているかどうかです。
提供される料理や飲み物の種類、品質、分量、サービスの質を確認しましょう。
親睦なのか、ビジネスでの協業なのかなど、接待の目的に合わせてお店は変えるべきですね。
２つ目のポイントは、お店の雰囲気の確認です。
落ち着いた雰囲気が求められる場合や活気のある雰囲気が求められる場合がありますので、接待の目的や相手に合った雰囲気のお店を選びましょう。
確かにそうですね。接待相手の年齢や好みにより変わりますね。
３つ目のポイントはアクセスです。
会社や顧客からアクセスのしやすい場所にあるかどうかを確認しましょう。
顧客が外出先ということが分かっていれば、外出先からのアクセスの良さでお店を選択しても良いです。
ありがとうございます。3つのポイントに注意して、お店を選定してみます。
接待でのお店の選定に関するマナー
お店の選定にマナーはありますか？
もちろんあります。
基本的には上記3つのポイントに沿ってお店を選定すれば良いのですが、接待を成功させるためにはそれだけでは不十分です。
3つのポイント以外の注意点についても教えてください。
そもそもの話にはなりますが、接待相手を事前にリサーチすることが重要です。
喫煙、食事やお酒の好悪、その他NG事項など、お店の選定にも影響するようなポイントですので、調査し把握しましょう。知らない料理や食材が含まれる場合には、事前に確認をしておくと良いでしょう。
次に席のセッティングにも注意しましょう。接待の目的にもよりますが、静かな場所で会話をしたい場合は、個室を選びましょう。
また、トイレの近くの席は避ける方が賢明ですので、良い席が空いていない場合はお店を変えることも考えましょう。
接待について秘書が特に意識するべきことを、下記記事にまとめていますので確認してみてください。
過去の接待履歴を残すことの大切さ
理屈では分かりましたが、接待相手の事を事前に把握することは簡単ではないと思います。
何か良い方法はないでしょうか？
経験がものをいう部分ではありますが、過去の接待情報を履歴として保管し、参照できるようにすると良いですね。そのために、接待履歴を残しておくことが大切です。
そうでもないですよ。秘書室システムOlive（オリーブ）では、接待履歴を一元管理することができるので、自分が登録した情報を他の秘書に共有できますし、他の秘書が登録した情報の閲覧もできますので、想像しているよりも早く情報をためることができます。
過去の接待履歴を残すことで、以前に利用したお店や料理の傾向、好み、予算などを把握し、今後の接待に役立てることができますし、反省材料としても役立ちます。何が良かったのか、改善点はなかったかを振り返り、今後の接待の質を向上させるための改善点の洗い出しに役立ちます。
また、接待相手が同じであれば、接待履歴を参考に、相手の嗜好を把握し、より喜ばれる接待を演出することができます。
このように、接待履歴を残すことで、会社全体で接待の品質を向上させることができます。場合によっては、別の秘書や担当者が接待を担当することがありますが、接待履歴があればスムーズに情報の引き継ぎができます。
接待記録を残す便利なツール「秘書室システムOlive（オリーブ）」
接待記録を残す便利なツールとしては、「秘書室システムOlive（オリーブ）」があります。
- 秘書室システム「Olive（オリーブ）」は、接待で活用したお店の情報や記録しておきたい情報を簡単に検索したり、共有したりできるため、紙の手帳にメモをするような管理や、人伝にお店の情報を収集する必要がなくなります。
- 特に大規模な企業では、複数の秘書が関わることが多く、一元的な接待記録管理が必要となるため、秘書室システム「Olive（オリーブ）」のような秘書室業務に特化したシステムの導入が効果的です 。
- 接待のお店や手土産のお店、出張先のホテルなどの情報を共有することができます。
- 住所など基本的な情報だけでなく、個室の有無や実際に利用した感想などを記録しておくことができます。
- 東京・大阪などエリア別、和食・洋食・ゴルフ場・ホテルなどカテゴリーで分けた管理が可能です。
接待を成功させるためには、接待履歴の管理が重要
本記事では接待相手や接待場所についての情報が、接待を成功させるカギであることをお伝えしました。
秘書室全体で接待に関する情報を秘書室システム「Olive（オリーブ）」に登録することで、その情報を各秘書が有効に活用できます。接待場所をキーにスケジュールを検索できたり、どの役員がどのような方をお連れしたのかを確認できたりすることは、今後の接待に活きる情報の活用と言えます。
役員が行う接待はビジネスにおいてとても重要な役割を持ちます。その接待の成功を支える機能が秘書室システム「Olive（オリーブ）」には備わっています。
今回は秘書室システム「Olive」の特徴や機能をご紹介しました。
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