秘書の仕事を考えるOliveブログ
急な予定変更にも慌てない 役員スケジュール管理の便利な機能
秘書のメイン業務である役員スケジュールの管理には、追加や変更がつきものです。そのため、役員スケジュールは調整するだけでも一苦労です。そのような中で上手にスケジュール管理をしている秘書が押さえているポイントについて紹介します。
役員スケジュールの管理に悩みがある方は参考にしてみてください。
私の担当役員の予定を先週キャンセルしたのですが、今日急遽行くと言われてしまいました。予定がころころ変わり困っています。
役員スケジュールの変更はビジネスでは避けられない事です。しかし、スケジュールが変更される背景を知っていれば柔軟に対応できますので、そのポイントを押さえて備えましょう。
秘書が押さえるべき役員スケジュールの変更ポイント
役員スケジュールの変更が起こりやすい理由について
役員スケジュールは変更になることが多いのですが、どういった理由で変更になるのでしょうか？
理由は様々ですが、責任のある立場なので、急な出張や会議出席などが重なるケースが多いため、予定の変更が発生します。また、健康上の理由や緊急事態により、予定変更が発生することもあります。
スケジュールの変更が起こりやすい例
スケジュールの変更が起こりやすいケースとして、役員の参加が必要な重要なプロジェクトや会議の予定が割り込むことが挙げられます。この場合は他の予定を変更する必要が出てきます。 次に、新型コロナウィルス感染症の影響もあり、体調面が芳しくないなど、体調面を理由としたスケジュールの変更も増えています。その他にも、外部イベントへの出席などが挙げられます。イベントに関しては、天候、交通事情だけではなく、出席者が仮決めになっているケースが多く、急遽変更になるケースがあります。
予定変更が起きた時、秘書が押さえておくべき情報のリスト
秘書としてどういった情報をおさえておくべきでしょうか？
下記の項目を確認をしましょう。
・新しい予定と、その日時に変更可能かどうか
・変更の理由
・変更によって影響を受ける関係者が誰か
・予定変更に伴う新たな手配や調整が必要かどうか
・役員が変更を認識しているのか、また、承知しているのか
このように、役員には様々な予定が入ってくるのが普通です。その中での優先順位もありますので、先に入れた予定を優先にスケジュールを立てるということは難しく、調整しながらスケジュールを組んでいくことになります。
当たり前に発生する予定変更に柔軟に対応できるよう、背景や押さえておくべき情報を把握しておきましょう。
役員スケジュールの変更に柔軟に対応する方法
急なキャンセルの復活について
キャンセルされた予定の復活に困っています。柔軟に対応するコツはあるのでしょうか？
予定の復活は仕方のないことですが、特に下記に注意しています。
・常に予定や会議内容などを把握して、キャンセルがあったとしても経緯などの記録を残す
・役員の過去のスケジュール変更の傾向や、その癖などを記憶しておく
担当役員のスケジュールの変更以外にも、キャンセルになったスケジュールが復活するケースもあり得ます。一般的な場合、スケジュールの変更はその経緯などをメモとして記録することができますが、キャンセルとなると消去や削除されてしまうため、キャンセルの理由や経緯を把握しておくことは困難です。
そこで次の章ではキャンセル予定の管理に対応する秘書室システム「Olive（オリーブ）」について紹介します。
役員スケジュールの変更に対応する秘書室システム「Olive」の使い方
私にはそこまで経歴や経験が少ないので、変更に柔軟に対応できる自信がないです。
経験で対応できている部分もありますが、秘書をサポートしてくれる秘書室システム「Olive（オリーブ）」を有効活用すると良いですよ 。秘書業務では基本となる役員スケジュールの管理以外に、キャンセル履歴の管理ができます。
秘書室システム「Olive（オリーブ）」では、役員スケジュールの登録や変更、キャンセル履歴を記録することができます。
登録状況の項目で本登録・仮登録・キャンセルの3つのステータスを設定できます。キャンセルステータスとしても予定表からは削除されないため、過去の履歴として確認できます。このように過去のキャンセル履歴を把握することで、今後のスケジュール管理の際に参考にもできます。
また、秘書室システム「Olive（オリーブ）」ならキャンセルした予定を復活できるので、急な予定の復活変更にも便利です。
さらに秘書室システム「Olive（オリーブ）」ではExchange online連携機能の活用で、Outlookとの情報連携ができます。Oliveから入力した情報をOutlookに、Outlookに登録した情報をOliveに連携、また双方向での連携ができますのでスケジュールの重複登録の手間を削減できます。
役員スケジュール管理は、スケジュール変更の対応が肝心
本記事では役員スケジュールには変更やキャンセルがつきものであるということをお話ししました。
スケジュール変更が発生しても、その理由や経緯が把握できれば対応はできます。しかし、それらをすべて秘書自身が記憶・記録しておくことは困難ですので、情報を一元管理できる秘書室システム「Olive（オリーブ）」を導入し、効率的なスケジュール管理を実現しましょう
今回は秘書室システム「Olive」の特徴や機能をご紹介しました。
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