秘書の仕事を考えるOliveブログ
トップリレーションは会社の資産 トップの面談記録をデータベース化する
担当役員に、退任した役員がA社とよく行っていたレストランで予約をとってほしいと言われたのですが、それがどこなのかわかりません。こういう場合どうすればよいのでしょうか？
面談履歴は残っていますか？
残っていればそれを確認しましょう。
履歴は残っています。
紙とExcelで管理されているので、探すのが大変そうですが、調べてみます。
ありがとうございます。
秘書業務の中でも、トップリレーションの管理は重要な仕事です。そのため、役員の打ち合わせは履歴として、相手や日時、場所など今後参考にできる情報を、必ず記録しておきましょう
面談履歴が、トップリレーションの管理で重要な役割を果たす
面談履歴の重要性
面談履歴を記録することが重要なのはわかるのですが、
具体的にどういう時に役立つのでしょうか？
面談履歴は、準備とコミュニケーションに必要な情報です。
面談履歴を参照することで、役員と過去に打ち合わせをした相手や日時、場所を振り返り、次回の面談の準備に活かすことができます。
担当秘書が変わった場合でも、過去の情報の引継ぎがスムーズに行えるようになります。
面談履歴の利用方法
面談履歴をどのように活用するべきでしょうか？
・過去に面談を行った場所を確認して、役員が好んで使う場所を選定するなど、
次回の面談の準備の参考にします。
・退任役員を含めて、当社の誰が先方の誰と会ったかが分かっていれば、
次回の面談に向けてのインプット情報としても活用できます。
面談履歴を記録する方法
面談履歴としてどのような情報を記録するべきでしょうか？
下記の項目を記録するとよいでしょう。
・面談日時や場所、出席者
・面談の件名
合などの場合はその招待状や資料など
面談履歴をどのように記録するべきでしょうか？
秘書間での共有情報にもなりますので、誰が参照してもわかるように記録するべきです。
例えば、共通のテンプレートを作成して管理すると分かりやすくなります。
また、該当の履歴を見つけやすいように、キーワードやタグを設定するなど探しやすくなる
工夫をしましょう。
面談履歴の保存方法
面談履歴を保存する場所は社内の共有フォルダやカレンダーシステムが考えられます。
共有することで有効に活用できる情報ですから、個人での管理ではなく、きちんとアクセス管理をした上で共有できる状態にすることがポイントです。
退任役員の面談記録も残せる機能がおすすめ
トップリレーションは会社の資産です。退任役員を含む、すべての役員の過去の面談履歴を残すことでトップリレーションの管理ができます。
トップリレーションの管理とは
よく似た言葉にカスタマリレーション管理（CRM）がありますよね？
CRMは顧客プロフィールや顧客に関連する情報を管理するための機能を指します。
ここでは顧客は役員とリレーションのある他社の役員やキーパーソンになるので、
トップリレーション管理ということもできるでしょう。
重要な点は秘書業務に必要な他社の役員やキーパーソンの情報を、現役員だけでなく退任役員とリレーションのあった方を含めてすべて管理ができるかどうかです。
役員スケジュールの管理がトップリレーションの管理につながる
役員スケジュールの管理とトップリレーションの管理は別でしょうか？
同じです。
役員のスケジュールを記録するということは、他社の役員やキーパーソンとの面談履歴を記録するということになります。スケジュール内に、いつ、どこで、どなたと会ったかという情報を保持していれば、それを検索キーにして過去の面談記録を探すことができるようになります。
トップリレーションの管理に役立つ秘書室システム「Olive」
秘書室システム「Olive」のスケジュール管理機能では、退任役員のスケジュール情報も検索でき、その時のお相手・日時・場所を正確に把握できます。
今回のケースの場合、検索機能で退任役員を選択し、該当する役員の氏名を選択することで、面談履歴が表示されます。退任役員の情報であっても、効率的で正確な検索ができます。
これなら相談したようなレストランの記録も簡単に検索できますね。
はい。また、秘書室システム「Olive」の顧客管理機能では、名刺情報、パーソナル情報や引継ぎが難しい秘書の知見などの付帯情報も管理できますし、お中元やお歳暮のやり取りや、イベント案内の送付など定期的に発生する情報の管理もできます。
会社としてリレーションのある他社の役員やキーパーソンの情報を一元的に管理できるのです。
また「Olive」では、添付資料も保存できます。顧客の経歴書や企業情報などを添付しておきペーパレス化を図るといった使い方もできます。
それはすごく便利ですね。顧客に関する情報は多岐にわたるので、それがまとまっていると探す時間の削減ができますし、その時間を面談の準備などに充てられるので、良いですね。
まとめ
- トップリレーションの管理には面談履歴が重要
- トップリレーションの管理には面談履歴以外の様々な情報も必要
- 情報を一元管理することで、検索や活用がスムーズに行える
現在・過去の情報に限らず、秘書業務で管理する情報は多岐にわたります。これらがスケジューラ、Excel、手帳に分散していると情報の検索や活用に多くの手間がかかりますし、最悪の場合、必要な情報が見つけられないという事態もあります。
秘書として、必要情報が探し出せない、準備ができないということは致命的です。また、秘書が替わることもありますので、秘書の間での情報の共有や引き継ぎがスムーズに行えるようにしておくことが重要です。
秘書室システム「Olive」では、企業間のトップリレーションを円滑にする機能以外にも、情報の一元管理、ユーザ権限の設定、OutlookやSansanとの情報連携など、現場の秘書の声に応える機能を多数ご用意しています。 詳しくは「Olive」が選ばれる理由をご一読ください。
今回は秘書室システム「Olive」の特徴や機能をご紹介しました。
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