Home > ブログ > グループ秘書の連携力を高めるナレッジベースのポイントや活用方法を紹介

秘書業務において役員・得意先の対応に苦慮したことはありませんか？
秘書が役員や得意先に期待されていることを予測するには、判断材料が必要です。
しかし、これを秘書の知識や経験、ノウハウといった暗黙的なナレッジに頼ると、対応する秘書によってばらつきが生じてしまいます。
秘書室に所属する秘書全員が一定の成果を出すためには、役員情報や得意先情報に素早くアクセスできる環境が重要です。
本記事ではナレッジベースによって役員や得意先の情報を有効活用する方法を紹介します。 秘書室の組織力に課題を感じている方や秘書業務のデジタル化に興味をお持ちの方は、参考にしてみてください。

グループ秘書を悩ませる暗黙知

複数の秘書で協力して役員のサポートをする方法は、秘書という人的リソースを効率的に運用できる一方、以下のような情報不足が原因で業務を滞らせることもあります。

・特定の秘書だけが知っている役員の情報
・特定の秘書だけが知っている得意先とのお付き合い状況
・特定の秘書だけが知っている秘書業務のナレッジ

役員の情報

役員に関する情報は意思決定やビジネス戦略、人脈など、企業にとって貴重なものです。 これらの情報が特定の秘書に集中すると、その秘書が異動や退職するタイミングで失われるリスクがあります。

得意先とのお付き合い状況

特定の秘書がコミュニケーションや長いお付き合いで得た得意先の情報が他の秘書と共有されていない場合、他の秘書たちはその得意先に関する全体像を把握できません。 これにより意思決定やサポートの質、さらには得意先との信頼関係に影響を及ぼすことがあります。

秘書業務のナレッジ

特定の秘書が持つ長年の経験や知識、ノウハウが共有されないと、他の秘書が対応する際にミスやトラブルが生じ、業務プロセス全体に混乱が生じる恐れがあります。
また、新人秘書の育成に時間とリソースが必要になるなど、秘書業務の円滑な進行に支障を来してしまうかもしれません。

グループ秘書の連携力を高めるナレッジベース

テレワークやウェブ会議など企業のデジタル化に伴い、秘書のチームワークが課題として浮かび上がってきている企業も多いのではないでしょうか。
秘書業務はしばしば個人の経験に左右されがちですが、優れた秘書であっても、1人で対応できる範囲には限界があります。
こうした課題を改善し、グループ秘書全体の生産性を高めるにはどうすればいいのか、今回はナレッジベースに焦点を当てて紹介します。

ナレッジベースとは

ナレッジベースは秘書業務に必要な情報やノウハウを１つの場所にまとめたデータベースです。秘書業務に関する情報をナレッジベースにまとめることで、秘書業務の効率化が期待できます。
例えば新人秘書が業務中に解決できない問題が発生した場合、まずはナレッジベースで確認するという手順を踏めるようになります。
ナレッジベースにはマニュアルや引継書に載っていない情報も含まれているので、先輩社員に質問する前に自分で解決できるかもしれません。 もし解決できなかったとしても、ナレッジベースからヒントを見つけ、それをもとに担当の先輩秘書に的確な質問ができるようになるでしょう。

ナレッジベースツールの選び方

多忙な秘書が情報やナレッジを効率的に共有・活用するには、秘書業務に合ったツールを選ぶことが鍵となります。ポイントは2つあります。

1つ目はセキュリティです。

秘書業務では機密情報や重要なデータを取り扱うことが多いため、セキュリティは極めて重要です。細かなアクセス設定が可能なツールかどうかを確認しましょう。

2つ目は検索機能の充実性です。

いかに素早く目的の情報やナレッジにアクセスできるかは、秘書にとってツールの使いやすさと直結しています。
情報やナレッジが蓄積されても、秘書が使いにくいと感じてしまったら、そのナレッジベースツールの活用は厳しいと言わざるを得ないでしょう。 そのため、ナレッジベースツールは検索機能が充実しているものを選ぶと良いでしょう。

Oliveの検索機能によるナレッジベース活用例

秘書室システムOliveの検索機能を利用したナレッジベースの使い方を、3つのケースでご紹介します。
秘書室システムOliveの場合、秘書がOliveに役員スケジュールやおｔの情報、会食をしたお店の予算やエリア、利用した感想などを入力することでナレッジベースが蓄積されていきます。
そして、ほかの秘書がOliveの検索機能を使うことにより、ナレッジベースが活用されるという仕組みです。 これにより、グループ秘書は必要な情報を手軽に見つけられるようになったり、詳細を知りたい場合は、情報を登録した担当秘書に聞きに行ったりするといったアクションを取れるようになるなど、秘書業務の作業効率の向上が期待できます。

ケース1.　得意先とのお付き合い状況

新人秘書AさんはX社常務の会食場所と手土産の手配を先輩秘書に頼まれました。
AさんはまずOliveの検索機能で会食場所の候補を調べてみます。
すると、X社の社長と専務が訪れたことがあるというお店が見つかりました。
また、常務の訪問は初めてだということがわかり、このお店を提案することに。
次に先方の好みなどを調べたところ、X社常務は近頃、和菓子を好まれているとの情報が。
詳細が気になったAさんは、この情報を登録したBさんに話を聞きに行き、X社常務にぴったりの手土産を具体的にイメージすることができました。
このようにOliveの検索機能で調べるだけで業務に関わる情報をゼロから探す必要がなくなります。

ケース2.　退任役員が担当したイベント

長年、Y役員が担当していた記念式典を今年からBさんが担当する役員が務めることになりました。
しかしY役員はすでに退任しており、担当していた秘書も異動しているため、周囲に聞ける人がいません。
そこでBさんはOliveの検索機能を使って履歴を調べてみました。
すると、当時の秘書が残した周年事業プロジェクトのメモが見つかります。
そこには記念品の手配、招待する得意先、当日の司会進行や、役員のスピーチの草案など、秘書が準備すべきことが書かれていました。
これによりBさんはイベントの準備のイメージを膨らませることができました。 このように、Oliveの検索機能は、退任役員が携わった慶弔イベントや記念行事などでも役に立ちます。

ケース3.　過去にキャンセルした予定

1つの予定がビジネスに大きな影響を与えることもあるからこそ、キャンセルした予定をそのままにしておいて大丈夫か、再調整が必要なのか不安に思ったことはありませんか？
役員の予定は優先順位や緊急度によって左右されるため、キャンセルはつきものです。
しかし、キャンセル後に再度スケジューリングし直され、再調整ができる場合もあります。
このような状況に備え、Oliveにはキャンセルになった予定を履歴として残しておけるようになっています。 検索機能を活用してキャンセルした予定を復活すれば、再登録の手間が省けるほか、失われかけたビジネスチャンスにも対処できます。

まとめ

本記事では、ナレッジベースを活用してグループ秘書の連携力を高める方法やポイントについてご紹介しました。
ナレッジベースの構築により、個々の秘書が持つ知恵が最大限に活かされ、秘書室全体の成果を引き出せるようになります。
秘書室システムOliveならスケジュール管理もナレッジベースの活用も1つのシステムで完結。日々の秘書業務の記録がそのままナレッジベースとして蓄積されていきます。
そして蓄積したナレッジを探す際には、フリーキーワード検索のほか

・役員名
・得意名
・スケジュール（日時や種類）
・会食場所や手土産内容

なども利用できます。

グループ秘書の一人ひとりの貴重な知識が無駄なく活用されるよう、検索条件を幅広く用意しています。 秘書室システムOliveでグループ秘書の連携力及び生産性を高めてみたい方は、下記よりお気軽にお申し付けください。

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