Olive イベントレポート
Olive秘書セミナー2015 November
2015年11月18日に 『Olive秘書セミナー2015 November』を開催しました。
基調講演では、昨年秘書室システムOliveを導入された株式会社乃村工藝社 秘書室様をお招きし、どのようにして10年近く使い慣れたシステムからOliveへの切り替えを行ったのか、についてご講演いただきました。
基調講演
テーマセッション
◆基調講演
「乃村工藝社におけるOlive導入事例 ～既存システムからの切り替え～」
株式会社乃村工藝社 秘書室
１．秘書室の役割とシステム化の背景
乃村工藝社では、社長をサポートする秘書室と各部門ごとに秘書役を配置しており、秘書室はトップと各部門とのつなぎ役、秘書役は部門長と社員のつなぎ役、という役割を担っており、常に秘書同志の連携が求められています。
その様な中で、2005年に最初のシステムを導入しましたが、サポートが終了する事になったため、新なシステムの導入を検討することになりました。
２．Olive導入の流れ～検討開始から導入まで～
Olive導入の流れは大きく４つに分けられます。
第１期：導入検討
他社の秘書やシステム担当者数名にヒアリングを行い、当社としてどういったシステムが最適かを模索した結果、前システムの機能を網羅しているOliveを選択しました。役員に直結すると思われるデメリットを含め、メリット・デメリット、また費用について社内で検討を行い、役員の承認を得て、本格的な導入に向けての活動を始めました。
第２期：テスト運用
テスト運用ができる環境を整え、主要秘書メンバーでテスト運用を行いました。
第３期：運用マニュアル作成
役員のスケジュール、配車、会議室の3種類の入力について検討し、秘書、関連するドライバーや受付、守衛室と連携が図れるマニュアル作りを行いました。
第４期：導入スタート
運用マニュアルも完成し、秘書もOliveに少しずつ慣れたところで導入スタートとなり、無事Oliveを導入する事ができました。
３．Olive導入により向上したこと
◆マニュアル作成により入力方法を統一
どの秘書が見てもどこに何の情報が入っているのかを把握できる様になり、担当秘書の不在時でも他の秘書が対応できる様になりました。また、新しい秘書への引き継ぎ等も説明がしやすく、都度、運用の振り返りができる様になりました。
◆他部署との連携
ルール作りの際に関連部署にもヒアリングを行い、リクエストを反映し改善を行ったため、より連携がとれる業務を行える様になりました。
◆ユーザー登録・セキュリティレベルの変更が容易に
システム専門部門でなくてもできる様になったため、ユーザーの入社・退社にタイムリーに対応ができ、閲覧権限の追加・削除にスピーディに対応ができる様になりました。
◆閲覧ユーザー（150名）の取り込みツールの開発
事前に作成したユーザー情報を一括で取り込む事ができるツールを開発し、組織変更時の更新時間を短縮できる様にしました。
◆スマートフォン参照機能を導入
スマートフォンを利用し、役員自身が外出先でもスケジュールを参照できる様になりました。
４．情報連携を密に行い、さらなる向上を目指す
今後、定期的に役員にアンケートを行い役員目線での意見をもらい、必要に応じてマニュアルなどの修正・改善をしていくと共に、秘書全員が振り返りができる状況を作りたいと考えています。そして役員と秘書、または秘書同志の情報連携を密に行い、日々の業務を滞りなく行い、向上していくことを目指したいと思っております。
◆テーマセッション
「What's New Olive 2015」
株式会社シーエーシー ICT営業本部 舟本 英嗣
◆秘書室システムOliveの概要のご紹介
Oliveは秘書業務に必要な機能をまとめたパッケージソフトで、秘書業務をきめ細かくサポートします。
◆オプション機能のご紹介
Oliveでは基本パッケージの他に、４つのオプション機能をご用意しています。
１．スマートフォン参照機能
お手持ちのスマートデバイスからOliveのスケジュール情報を参照できる機能です。
２．Exchange連携機能
Oliveで入力したスケジュールデータをOutlookの予定表に自動連携できる機能です。
３．名刺取込機能
個人情報管理と連携できる機能で、市販のスキャナーを使って名刺を取り込む事ができる機能です。
４．シングルサインオン機能
一度IDとパスワードを入力してしまえば、OliveもID、パスワードの入力なしに利用できる機能です。
◆Olive Ver1.10のご紹介
同年12月にリリースされたマイナーバージョンアップ内容を
一足早くご紹介しました。
◆懇親会
プログラム最後の懇親会では、会場を移して懇親会を開催しました。秘書の皆様にご歓談・意見交換の場として、有意義に過ごしていただく事ができました。
開催日 ：2015年11月18日（火）
会 場 ：JPタワー ホール＆カンファレンス
主 催 ：株式会社シーエーシー
