Olive イベントレポート

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2016年11月18日 大手町ファーストスクエア カンファレンスにて 『Olive秘書セミナー2016　October』を開催しました。
特別講演では、2016年4月に秘書室システムOliveを導入された株式会社竹中工務店 社長室様をお招きし、Oliveへの切り替えにあたってどのように検討を進め、どのようなルール作りや工夫を行ったのかなどについてご講演いただきました。

◆特別講演

「Olive導入事例　～既存システムからの切り替え～」
株式会社竹中工務店　社長室

１．秘書体制と秘書業務

　竹中工務店の秘書部門は、社長室として独立して設置されており、秘書は東京・大阪に在籍しています。役員秘書業務のほかにも40近い秘書関連業務を分担し、1年ごとに担当を交代して全員が全ての業務を把握できるようにしています。

２．Olive導入の流れ

　Phase1　システム導入検討
　ワーキングチームを作り活動を始めました。まず旧システムの評価と、他社が利用している秘書システムを調査することから取り組みました。システムを入れ替える方針を内部で決定後、どのようなシステムを導入するかについて、社内のシステム担当者にも随時打ち合わせに入ってもらい、約1年かけて議論を重ねた結果、自社開発は開発にかかる時間や費用、運用後のメンテナンスにかかる労力を考え、また全社員が使用するスケジュール管理システムのカスタマイズ運用には限界があることから、市販システムであるOliveを導入することに決定しました。

　Phase２　運用ルールの検討など
　社内手続きと並行して運用ルールの検討を進め、2016年3月にOliveを導入し試行を開始、翌4月より本格導入となりました。運用ルールの検討では、役員がスケジュールを参照する際に、とにかく見やすく分かりやすくという点と、スケジュール登録のルールを詳細まで決め、運用を統一するという点に留意しました。また、Olive内で全てのデータを管理し、検索ができるよう、旧システム内の過去データを取り込みを行いました。

　Phase３　運用開始後
　運用開始後、一部の役員からの要望に応えるためExchange連携機能を追加導入しました。また独自の運用ルールで管理している配車の手続きを効率的に行うため、オリジナルの帳票開発を検討しています。

◆テーマセッション１

「企業の秘書業務に求められるシステム像
～システム化の現状と課題解決のポイントを考える」
株式会社シーエーシー　ソリューションカンパニー　セールスマネジャー　舟本　英嗣

１．秘書業務の概要および課題

　日々の多忙な業務の中で大切な情報管理がおろそかになりがちです。よって、情報管理をいかに効率よく処理できるかが重要になってきます。

◆テーマセッション２

「What's New Olive 2016」
株式会社シーエーシー　ソリューションカンパニー　オリーブサポート　情野　涼子

２．Olive Ver1.11の主な新機能のご紹介

12月にリリースされたマイナーバージョンアップ内容を一足早くご紹介しました。

◆懇親会

プログラム最後の懇親会では、会場を移して懇親会を開催しました。秘書の皆様にご歓談・意見交換の場として、有意義に過ごしていただく事ができました。