Olive イベントレポート

2002年11月28日、『CAC Olive 秘書フォーラム 2002 Autumn－進化し続ける秘書システムの実践－』を開催しました。Oliveは秘書室業務を支援するグループウェアで、幅広い秘書業務を一元的に管理できるほか、情報共有による業務の効率化・標準化を実現します。約８年前の出荷開始以来、ユーザーの皆様のご意見・ご要望を採り入れながらバージョンアップを重ねてきました。導入いただく企業数も毎年増えており、このフォーラムは10回目となります。
基調講演では、カシオ計算機株式会社の飯野氏から、Oliveの導入が秘書業務の遂行をどのように改善させたか、また今後のOliveに何を望むか、などについてお話しいただきました。続いてCACの担当者より、Oliveの基本機能と最新版についてご紹介いたしました。
今回も、各企業の秘書室および情報システム部門などからおよそ60名のキーパーソンが来場されています。会場となったセルリアンタワー東急ホテルの39階からは特に日没後の素晴らしい夜景が望め、セミナー終了後の懇親パーティでは、その夜景とボジョレヌーボー、そしてバイオリンとフルートの生演奏をお楽しみいただきました。その一角に設けたOlive体験コーナーでも、皆様から熱心なご質問を頂戴いたしました。

かつてはすべてが手作業だった
我社では、1998年の本社移転を機にペーパーレス化を目指した全社的な業務改革を開始した。それまでは、多岐にわたる秘書業務、つまり役員のスケジュール管理、配布物作成、郵便受信記録や慶弔記録などを、すべて手作業で行っていた。そのため、記帳と検索に莫大な時間がかかり、苦労して蓄積したデータも有効に活用しているとは言い難かった。しかし、1997年に秘書室がOliveを採用し、状況は一変する。ペーパーレス化が進み、何より、役員スケジュールや取引先情報などの膨大なデータを一元的に管理・検索できることが、業務の効率化に多大な貢献をした。このシステムをさらに活用するため、文字入力の基本ルールなど社内運用基準も作成され、ユーザーにはOliveの積極的な利用とルールの遵守が促された。

ナレッジマネジメントの推進と
社長・社員間コミュニケーションの促進
秘書の最も重要な仕事は役員のスケジュール管理だ。Oliveの「スケジュール管理」は、他のさまざまな機能と連動しているため、データを自動的に体系化して管理・蓄積でき、他の役員や秘書と共有することが可能だ。これにより「秘書業務におけるナレッジマネジメント」を進め、社長・社員間の媒介役としての役割を強めていきたい。現在、秘書室が運営する「社長ホームページ」では、社長と社員のコミュニケーションを重視している。社長は、社員と直接メールでやり取りするほか、抜き打ちの早朝ミーティングなどで常に現場の生の声を聞いている。これは社員にとってもたいへん刺激になっているようだ。

秘書業務の標準化と今後のOliveに望むこと
我社では、事業所とその役員・秘書が各地に点在している。以前はこれらの役員・秘書と本社秘書室との連携が課題だったが、それはOliveにより実現した。次は、社員を含む社内のつながり全てを強化したい。社長が現場を重視し自ら行動している今、それを支援していくのが秘書室の役目だ。そのため、秘書の情報共有を進めて業務の標準化につなげ、秘書と秘書室の関係をさらに強めたい。それにはOliveの継続的な有効活用が不可欠となる。今後のOliveには、遠隔事業所でのレスポンス、ライセンス単価、他のスケジューラとの連動性などの点を改善してほしい。そうすれは、Oliveの存在価値はさらに高まるだろう。

CAC担当者からは、最新版3.1の追加機能と新しいオプション機能を中心に、Oliveの特徴と2003年度計画などについてご説明いたしました。2002年夏にリリースされたOlive 3.1では全部で32項目の追加・改善機能を実現。Olive Webオプション3.1でもスケジュール登録をはじめとする機能が追加されました。また、Oliveと携帯端末とでスケジュール管理の連携を行う携帯端末用Outlook連携機能、重複している個人データをマージする個人情報データ統合機能も提供されました。こうした新機能の実現は、ユーザーの方々のご意見をフォーラムなどで伺い、反映させた結果です。Oliveは今後も、より使いやすく信頼できるシステムを目指していきます。