Olive イベントレポート

秘書室システムOliveは、デリケートな秘書業務をきめ細かく多角的にサポートするグループウェアです。お客様のご要望をもとに製品化して早10年、すでに50社を超えるユーザ企業の皆様に使っていただいております。このフォーラム開催も12回目となり、このたびは70社ほどの企業から、秘書室および情報システム部門の方々にご来場たまわりました。基調講演では、本田技研工業株式会社秘書室の内古閑靖子氏より、志や向上心を大切にする「Hondaらしさ」をベースに実践したシステムの企画・開発についてお話を伺いました。同社とCACとの共同開発により実現したWeb機能はOliveの新しい特徴であり、これはパッケージとしても販売することが決定しています。フォーラム最後の懇親パーティでは、実際にOliveのデモをご覧にいれながら、皆様にご親交を深めていただきました。Oliveにより、皆様の秘書室業務の効率化をご支援できましたら幸いでございます。

開催日：2004年12月2日（木）
会　場：ストリングスホテル東京 26F ザ・コロッサス
主　催：株式会社シーエーシー

■ホンダの基本理念と秘書業務

　弊社には「ホンダフィロソフィー」という企業理念があります。基本理念は、人間尊重と、買う・売る・創るの３つの喜び。運営方針は、常に夢と若さを保つこと、理論とアイデアと時間を尊重すること、仕事を愛しコミュニケーションを大切にすること、そして現場・現物・現実の三現主義です。三現主義とは、疑問や問題が生じたとき、何かを知りたい実現したいと思ったとき、まず自分が直接現場に出向き、自分が見て聞いて感じたことを業務に活かそう、ということ。秘書室でもこの三現主義を大切にしており、役員の出張や社内外イベントへの同行、関連する事業所への訪問なども積極的に行っています。
　秘書室は、室長はじめ秘書、企画、渉外担当などで構成されており、１人の秘書が複数の役員を担当するパターンが主です。こうした役員のスケジュール情報は秘書室内で共有し、担当の秘書が不在でも在席のグループでフォローできる体制を整えています。その他、海外、国内の事業所に点在する役員のため、部門秘書と呼ばれる事業所の秘書がおり、役員を日々サポートしています。
　秘書室では、これまでスケジュールシステムとして数社の製品を利用してきましたが、更なる業務の効率化やWindowsのバージョンアップに追従できないなどの理由から、新しいシステムの導入検討が必要となり、次のようなステップで企画開発を進めていきました。

■新システムの導入

１）システムの選定
現状では複数のアプリケーションが存在するため情報の入り口がバラバラであったこと、従来のC/S型ではメンテナンスやサポート業務に時間が費やされていたことなどから、ウェブタイプのシステムを必須要件としました。

２）現状把握・課題整理
Oliveユーザにヒアリングを行った結果、自社のニーズや求められる機能が明確になり、また、自分たちで積極的にシステムを立ち上げていこう、という意識が強まりました。さらに、現状の業務の見直しと今後のあるべき姿を正確に把握するため、業務フローを作成。これにより、自分たちが本当に必要としているシステム、必要な機能について整理でき、改めてチームで意思統一することができました。

３）ユーザ要件整理
まず開発メンバーで要件を選別し、システムエキスポートの要件と整合させ、最後にCAC側と詰める、という作業を幾度となく繰り返して、両社にとって最適な折り合い点を見い出していきました。中でも、社内イントラサイトとスケジュールとのリンクによる情報の入口の一元化、本登録スケジュールの複数表示などの画面表示、秘書がスケジュール入力や更新を行う際の詳細画面の拡張、そして印刷帳票の種類追加などにより、ホンダとしてのこだわりを実現しました。

４）システム稼働前研修
稼働前準備として、秘書開発メンバーが主体となって稼働前研修を企画・実施しました。利用実態に合わせて作成したオリジナルマニュアルは、ホンダのユーザに必要なことを完璧に網羅できている、といえる自信作です。

■導入効果と今後

　新システムを立ち上げたことは、役員、秘書、開発メンバーそれぞれに非常に大きな成果をもたらしました。役員にとっては有用なツールが、秘書にとっては大幅な工数削減による効率化が実現。そして秘書室開発メンバーにとっては、企画業務の経験、システム的な考え方やノウハウの吸収、秘書業務と企画業務のやりくりによるタイムマネジメント能力の習得、さらに、他部門他企業との連携および交流の経験などにより、受け身的な意識から大きく成長できたことです。快適なシステム構築のためには、企画内容、ソフトウェアベンダーの開発能力、時間、資金、チームワーク、社内外の協力、そして何よりユーザ自身の熱意と努力、すべてが揃う必要があるでしょう。
　新しいシステムにも志（こころざし）、技（わざ）、質（しつ）の向上は活かされています。志とは、自ら改革しようとする意思。技とは、個々の強みを活かして技術を向上させること。質とは、多角的な視野で洞察する力です。私たちが伝えたいことは、システム開発のノウハウではなく、皆で協力し知恵を出し合えば、たとえそのエキスパートでなくても立派に１つのものを作り上げることができる、ということです。私たちはホンダフィロソフィーやチャレンジ精神を忘れることなく、これからも努力を続けていきたいと考えています。

Oliveは秘書業務に特化したスケジュール管理システムです。従ってその中核に「スケジュール管理」機能があり、会議室管理や配車管理などの多彩な各機能と連携しています。次の４点がOliveの大きな特徴です。まず、役員・秘書それぞれのアクセス権を６段階に設定できるセキュリティ機能により情報を的確に保護します。第二に、秘書業務の標準化と情報の共有化により「人」によらない業務の遂行ができます。第三に、すべての情報を一元化するデータベースにより柔軟な情報活用が可能です。第四に、マウスによる直感的なメニュー操作で初心者にも簡単に使うことができます。2005年春にはOlive Web版（オプション）のリリースも予定。ブラウザがあればPCへのプログラムのインストールが不要になり、インターネットを介して外部から操作することも可能になります。メンテナンスも容易なので管理工数が大幅に削減できます。さらに、2005年初めにリリースされるOlive3.3では、より使いやすく見やすいスケジュール管理画面、出力形式やセキュリティ設定方法の追加など、多くの改善点を実現しています。こうした新バージョンや機能改善は、秘書業務に携わるユーザの皆様からのご意見をもとに追加いたしました。つまり、皆様のご要望があってこそOliveは発展していくことができるのです。日々進化するOliveを、ぜひとも皆様の業務にお役立てください。