Olive イベントレポート

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会期： 11月27日(火)　
会場： 如水会館

今回で9回目を迎えたビジネスソリューション展『CAC Olive 秘書フォーラム 2001 Autumnー進化し続ける秘書システムの実践ー』には、企業様(約40社)の秘書室、および情報システム部門から50名のキーパーソンが来場されました。

基調講演「キャノン販売秘書室における新たな試み」

構造改革が叫ばれる中で、幕張と三田にある2つの本社間の情報共有において、秘書室がなすべき新しい試みとは？

ドキュメント管理システムの導入による、
情報の共有化と紙の削除
村瀬社長の｢秘書室から、すべての黒いバインダー（紙）をなくしなさい｣という言葉に端を発し、 "ペーパーレス･オフィスを目指す"ことになった。そして、その実現のためにドキュメント管理システムの導入にいたった。このシステムの目的は主に2つある。
一つは"スペースの有効活用"と"紙の削減を図る"こと。
2000年に幕張本社がISO14001の認定を取得したことが契機となり、社内の各部門がISO取得を目標に掲げた。秘書室は、これに同期して紙削減を目標に設定し、裏紙を使用するなどを実践して、50％のペーパーレスを達成した。さらにドキュメント管理システムの再構築による省スペース化を行い、空間の有効活用を積極的に実施した。
もう一つは、2つの本社間の"情報の共有化"を図ること。村瀬社長が本社間を頻繁に行き来するためにリアルタイムな処理が必須要件となった。そこで、本社間に分散されていたシステムを統合し、紙ベース(FAX)で受け渡ししていた情報を電子データ化したことにより、情報の共有化を実現した。

社長と社員とのツーウエイ･コミュニケーションの促進
社長が唱える構造改革には、トップと現場のズレがあっては実現できない。そこで、全社員向けに社長から定期的にメール配信し、役員とはモバイルでコミュニケーションを図ることにした。しかし、社員よりの返信は少なく、役員に対しても秘書室がバリアをつくり、聖域のように扱う慣習が残っていた。これでは、真のツーウエイ･コミュミケーションは確立できない。秘書室は、もっと社長と社員のコミュニケーションの媒介役になることが大切ではないかと考えた。
まず秘書室が窓口となって、課長クラスの社員を対象に、月2～3回ランチ･ミーティングを始めた。その結果、率直な意見交換が行われ、大きな収穫を上げることができた。この成果を、さらに促進するために、来年4月にはイントラネット上に掲示板を開設して、社長から月1回掲げられたテーマに書き込みを行えるようにしようと計画中である。

秘書室業務とキャリアアップ
キヤノン販売では来年度より、一般職の賃金体系が成果主義になる。秘書室はある意味でクローズした世界であり、外の世界(他部門)に疎くなっている。こうした状況の中でキャリアアップを図っていくためには、秘書としての専門能力を高めていくのは勿論のこと、他部門でも通用する能力を身に付けていくとが求められている。

テーマセッション「What's New Olive」