Olive イベントレポート
Olive 秘書フォーラム2003 Autumn
進化つづける秘書システムの実践
Oliveは、繊細な秘書業務を多角的に支援するグループウェアです。本セミナーでは、毎年、各企業の秘書室および情報システム部門などから多くの方々にご参加いただき、各社様の秘書業務や、Oliveの運用方法についてご紹介しております。今回は、富士通株式会社の渡辺綾子氏より、IT業界をリードする同社の秘書としてこれまで手掛けられた業務改革について、お話いただきました。続いてCACの担当者より、Oliveの概要と新機能についてご説明しました。ご来場の皆様には、Oliveをさらに深く理解していただけたことと思います。
満席となったセミナー会場では、富士通株式会社・渡辺氏の基調講演終了後、さまざまな質問を頂戴しました。業務の標準化・効率化という課題に、皆様が常に向き合っておられることが拝察されました。
IT企業のリーディングカンパニーの秘書として ～自分達の手で行った秘書改革～
新しい秘書システムの選定
当社秘書室へのOliveの導入は1998年。それまで役員情報システムとして使っていたグループウェアがバージョンアップで入替になるのを機に、汎用的なものから秘書に特化したシステムへの移行が決定された。
新システムには、役員スケジュール管理で秘書に使い易いものを、社内外を問わず幅広く探した。規模、レスポンスなどのシステム要件を満たし、操作し易いなどの点で候補に挙がったのがOliveである。その後、自分達でデモ版の試用や事前の説明会を行い、納得した上で導入を決定した。
それまでには課題もあった。まず、新しいシステムを使うことへの秘書たちの不安。また、自分のスケジュールを公開することへの役員自身のためらい。しかし、役員各人の情報レベルを統一しなければ情報共有は成り立たない。役員スケジュールは公の情報という認識のもと共有を実現し、秘書業務をよりレベルアップする、それが役員スケジュール管理の導入目的なのである。
導入のための意識統一と取組み
導入に当たっては、まず、情報とその漏洩防止の重要性を再認識することが必要だった。役員スケジュールが会社の経営動向をも映すトップシークレットであることを利用者に説明した。
次に、Olive情報を最大限に活用するため、情報レベルを揃え、信頼性を向上させることに取り組んだ。そのためにデータ入力についての『決まり事』と『マニュアル』を作成。最低３ヵ月先までのスケジュールを常に最新にしておくことにした。さらに、問合せに対してスピーディで効率的な対応を行うため、ノートからの転記ではなく、最新情報をできる限りOliveに直接入力することを推奨している。また、データを一本化することでより詳細な情報を入力できるため、非常に有効なデータベースができあがる。これらは役員の貴重な財産となり、秘書にとっても日々の業務の記録・資料になる。
Oliveがもたらしたメリット - 秘書会
Olive導入により、スケジュール調整が素早く、確実になり、問合せへの対応が迅速になったこと。これは情報共有の賜物だ。過去のデータを瞬時に検索することで、新しいスケジュール調整の参考となる。
また、思いもしなかった成果は、秘書のネットワークが構築できたことだ。導入にあたり意識統一を図り、秘書全体のまとまりができたため、これを活かして「秘書会」を立ち上げ、同時に秘書のホームページも立ち上げた。
秘書会とは、“富士通の役員秘書の参加のもと、各人のモチベーションアップ、秘書業務の効率化、情報共有の場として、自分達の手で活動していく会”である。秘書室の事務局や情報システム担当も交えたメンバーが、日々の業務の改善などをテーマに検討を行っている。
ホームページでは「秘書会」の全記録を掲示しており、秘書に限定した部分以外は、社内の誰でも最新情報を閲覧できる。また秘書会では秘書システムの運営も行っており、Oliveに関する決まり事やマニュアルの閲覧、インストールもホームページからできるようになっていて、新人教育などにも役立っている。
今後の方向
私たちが進めている５つの方向についてご説明する。
１）スケジュール管理システムの拡充
Web版の利用により、役員秘書以外の社内関係者にも必要な情報を提供しているが、公開する情報は限定し、運用ルールの徹底とセキュリティを確保している。
２）業務改革ツールの活用
名刺管理、書類整理について電子ファイリングを進めていく。目的は、環境面を考えたペーパーレス化とセキュリティやモバイル化を意識し、どこからでも素早くデータを取り出せることである。
３）役員･秘書の新しい環境作り
モバイル端末やPDA、携帯電話などを使い、自宅でも出張先でもオフィスと同じ環境で仕事ができる環境を作っていく。
４）最新情報の収集
役員情報システムに掲載されている、社内外、業界、グローバルにわたる役員用の最新情報を、秘書も共有して把握する。
５）秘書間のNet Workの強化
秘書会を通し秘書のネットワークをより強化していく。
IT企業の秘書として
IT企業のリーディングカンパニーの秘書としての目標は「最先端のITをフル活用し業務に活かすこと」である。システムが業務処理をするお陰で節約できた時間に、中身の濃い秘書業務をこなすことが可能になる。それには、臆することなく新しい技術を率先して使ってみることが、私たちIT企業の秘書の役目だと考える。与えられたものをただ使うのではなく、積極的に新しい技術に挑戦することが大切なのである。
秘書会というネットワークを得て、１人ではできないことも大勢の力で行えるようになった。秘書は、会社の縦割り組織の中で、横のつながりを実現する重要な位置付けだと思う。そのため、各部門内に滞りがちな情報の共有と標準化の実現ができる。
秘書の「お客様」は、富士通のお客様、役員、そして両者をつなぐ社員である。これらをうまく連携させ、それぞれに合わせたサービスを目指し、そのIT化を考えていく。それは秘書のIT化を目指す皆様方への新たなソリューションのご提案となるであろう。