Olive イベントレポート
Olive秘書セミナー2024
2024年10月24日、ベルサール八重洲にて『Olive秘書セミナー2024』を開催しました。「Olive ver.2」の説明の後、特別講演に、日本秘書協会 及川学氏を講師にお招きし、秘書の心構えなど基本の話から、実践的なエピソード、現場を知る人でなければ語れない具体的な事例など、わかりやすくも独自な話満載のご講演を頂きました。
第１部 『秘書室システム「Olive ver.２」の概要説明
早くから120名以上の方が席を埋め、大盛況の中、株式会社シーエーシー新規事業開発本部 副本部長 大野光央による開会の挨拶からスタートした『Olive秘書セミナー2024』。
第1部では株式会社シーエーシー 新規事業開発本部 Olive事業推進室の伊藤文による秘書室システム「Olive ver.2」の概要説明を行いました。
◆業務の効率化、情報共有の課題の解決に向けて
バラバラの管理ツールでは非効率。こういった課題を解決＜一元管理＞する「秘書室システムOlive」の概要を実際の画面を見ながら、実践的な使用感を含めて細かく紹介。
他システムとの連携性。二重登録の手間を低減するスタイルや、大きなポイントである情報共有と機密性の確保の両立について説明。また、セキュリティレベルの設定など実際の画面を確認しながらの概要をレクチャーしました。
第２部 特別講演「秘書のイノベーション～業務面とモチベーション面での考え方～」
一般社団法人 日本秘書協会 秘書管理職委員会総括責任者・及川学氏より、「秘書のイノベーション～業務面とモチベーション面での考え方～」と題し、「秘書のイノベーション」をメインテーマに濃密な６０分あまりの講演をいただきました。
そのエッセンス（の一部ですが）ご紹介いたします。
◆秘書のイノベーションその基本
秘書としての実例や昨今の出来事などを交えながら、業務イノベーション／マインドイノベーションについてお話をしてくださった及川さん。シンプルながらも実は簡単ではない奥深い基本テーマ「秘書を楽しみましょう」という言葉をもとに様々なお話を聞かせてくださいました。
ー「私も秘書を２０年やってますけど、やっぱりボスから信頼されているな、というのが一番大事なのかな、と思います。信頼されてるなと思うようになったら、“秘書、楽しいな”と思うようになりましたし、“会社も楽しいな”と思うようになって、ワークライフバランス…自分の人生を思うようになりました。やっぱりボスから信頼されるっていうのは大事ですね、難しいんですけれど」
及川さんのお話は具体性をもって続きます。アンケート（秘書１９０人アンケート）によると、＜業務意欲が高い＞という人は２４％ほど。＜ワークライフバランスが取れている＞という人は３３％ほど。さらに、＜ワークライフバランスが取れている＞という３３％の中の大半が業務意欲が高いという数値を紹介し、いかにワークライフバランスが大事かという話を伝えてくださいました。また、「自分の良さを理解する」大事さについてドラッカーの言葉を引いた解説も。
ー「自分ができることを認識して、自信を高めること。他人はうまくできないのに、自分はできることはなんなのか。そして、人に聞きましょう。話をすることで見えてくることがある。秘書室での勉強会で、＜あなたの良いところを二つずつ書いて紙を渡しましょう＞って言ってやってみると、自分が気づいていない、こんないいところがある、というのが見えてきたりします」
一方で、人脈拡大の重要性も具体例を含めたお話を聞かせてくださいました。
ー「数多く名刺交換するというのは良いんです。でも、そのあとメールをするときにちゃんと（交流が）続くようにしないといけない。メールをするとしても相手から返信しやすくする。そして多くの事例を知りたかったら、すごい人をとつながるのが大事。例えば、弔辞について詳しい人、手土産について詳しい人。それぞれの詳しい人から事例を聞くとよい。そして、そういうすごい人には会いに行くのが大事。メールとかSNSだけで“教えてくれませんか？”ではなかなか教えてくれないです。すごい人にはすごい人脈があるんです。会うことが大事」
名刺交換だけで終わってしまう「名刺コレクター」ではなく、具体的に繋がりを持ち、人脈を拡大して、イノベーションについて相談できる人を作る。さらに、緊急時に相談できる人を作る大事さを語ってくださいました。また、「事例コレクター」と言われる事例だけを集めてしまうのも良い結果を生まない。事例を集めるだけでなく、必ず一つでもよいから、まず実行するというのが肝要、というお話も。そして、その延長線上にある大事なキーワードとして語ってくださったのが「異業種交流会」。
ー「異業種交流会は、ワークライフバランスのヒントくれるんです。また、プラス思考の人が集まりますから、とてもプラスになります。どんどん参加するといいと思います」
こうした一つ一つを秘書として持っておきたい事例を確認して、「秘書を楽しむ」には、というお話に。自身のやりたいことの整理や、趣味を活かし、広げていく重要性を語られました。そして、何よりもボスを知ることの大事さも。
ー「ボスをちゃんと観察しましょう。ボスは何の話題が多いのか、好きなものは何か。秘書の自分と話しているときだけでなく、お客さんと喋るときにどんな話をしているのか。プレゼンテーションのときにいつも枕で何を話しているのか。その話はどこからインプットしているのか…雑誌なのかWEBなのか。元気なときにどんな感じなのか、疲れているときはどんな感じなのかーー」
そして、ちょっとした会話の中身からも知り得ることは多いといいます。
ー「ボスはいろんな会社に行って、いろんな秘書を見ています。“あそこの秘書は背筋がピシッとしてていいんだよね”という言葉があったら、ボスは背筋がピシッとしてるのが好きなんだ、と」
こうした観察や言葉による発見はふとした時の判断や行動につながるといいます。しかし、人間なのでどうしてもモチベーションが下がるときはあるもの。そんなときはどうしたらいいのか、という充電方法のアドバイスもくださいました。
ー「ずっとやっているとモチベーションは下がるんです。そんなときにどうするかというと、自分を励ますための方法を決めておこうということなんです。必ずこの映画を観ると元気が出るとか、この本を読むといいとか。あと、すごい秘書や先生に会いに行く、というのも一番多い方法です。他にも好きな場所、好きな食べ物に接するとか…。モチベーションが下がったときに何をやるか、あらかじめ決めておくのが大事です」
さらに、チャンスをつかむには何が必要か、というお話からまとめのお話へ。
ー「チャンスをつかむには、準備が大事。計画を立てて行動しましょう。それは、今日からです。能力は簡単には変わらない。まず行動することが大事。そしてマイナスな話はしない、プラスの話をする。チャンスをつかむためには準備が必要です」
「秘書を楽しむ」という基本を果たすために大事な一つ一つを具体的な事例とともに解きほぐすように聞かせていただいた今回の講演。まさに「チャンスをつかむ」ための第一歩といえる得難い時間となりました。
懇親会
さらに講演の後は、アートグリーン株式会社、ジャパンラーニング株式会社、秘書実務能力開発機構にブース出展を頂いた会場で、懇親会を行いました。軽食やお飲み物を囲みながら、集まった秘書の皆さまや講師との歓談、意見交換の場として有意義に過ごしていただきました。明日への秘書業務への大事なひと時となったようです。
