Home > ブログ > 「いつ空いてる？」に即答！秘書のための空き時間検索テクニック大公開

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役員の空き時間を探すのに時間がかかり、苦労したことはありませんか。
役員は多忙で、そのスケジュールは刻々と変化するため、空き時間を捻出することは決して容易なことではありません。
ましてや役員全員がそろう空き時間を見つけるとなると、なかなか骨が折れる作業でしょう。
このような課題の解決策の１つとして、本記事では役員の空き時間を探すうえで便利なOliveの空き時間検索を解説します。 役員の空き時間検索に悩まれている方はぜひご一読ください。

役員の空き時間を求められる予定の種類

秘書が管理する役員のスケジュールは業務に関するものから業務外の個人的なものまで幅広く含まれます。その中でも役員の空き時間を求められる予定の種類には次のようなものがあります。

臨時の会議や打ち合わせ

管掌業務やプロジェクトの定例会議とは別に、臨時の会議や打ち合わせが入った時、役員の予定を調整することがあります。

予定の再調整

予定されていたスケジュールが変更になり、別の予定を調整・ピックアップする時に役員の空き時間を調べることがあります。

火急の案件

企業の不正・不祥事や 関係者の訃報といった重要かつ緊急の問題に対応するための空き時間の検索が必要になることがあります

社内外の親睦深化

社内外のイベント参加、取引先との接待・会食、休日のゴルフなど社内外の人たちとの親睦を深める予定のために、役員の空き時間を探すことがあります。

個人的な予定の都合

役員のプライベートな予定が業務に影響を与える場合、その予定に合わせて空き時間を探すことが必要になることがあります。

このように秘書が役員の空き時間を調べるタイミングには緊急の予定や臨時の予定、さらにはビジネスパートナーとの親睦を深めるための予定などを検討する時が想定されます。
特に急を要する予定は時間との戦いとなりますので、秘書の腕の見せどころとなるでしょう。

空き時間検索とは

Oliveの空き時間検索機能なら、条件を入力するだけで役員の空き時間を簡単にピックアップできます。

設定できる条件は以下のとおりです。

対象役員

特定の役員または複数の空き時間を検索することができます。

対象期間

空き時間を探す日付範囲を指定できます。1日だけでなく、1週間や特定の期間を含めて、空いている時間を柔軟に探すことが可能です。

所要時間

予定を遂行するのに必要な時間があらかじめ分かる場合、その所要時間を空き時間検索の条件に追加することも可能です。

対象時間帯、対象外時間帯

「午前中のみ」や「夜の19時から21時」など特定の時間帯を指定したり除外したりすることができます。

仮登録、出張予定を空き時間にするオプション

予定されている仮登録や出張予定を空き時間として含めるか選択できます。これにより、一見、予定が重なっているように見えても空き時間を見つけやすくなります。

土日祝を空き時間にするオプション

土日や祝日を含めるかどうかを指定できます。ゴルフやプライベートの予定などを確認する際に便利です。
また、空き時間の検索結果は一覧で表示されるようになっています。その理由は2つあります。
1つ目は秘書が無理なスケジュールを組まないようにするためです。役員のスケジュール全体を見渡すことで、役員の移動や準備に充てる必要な時間も考慮できるようにしています。 2つ目は秘書の手作業での労力を削減するためです。空き時間を探す際に生じる煩雑な作業を減らすことで、より効率的に予定を組むことができるようにしています。

空き時間検索前後の作業も楽々簡単　Oliveの便利機能

Oliveの空き時間検索は他の機能を組み合わせることで、予定の調整がよりスムーズに行えます。

プレゼンス機能

プレゼンス機能とは役員のスケジュール状況をリアルタイムで表示するものです。秘書は役員の在席状況を瞬時に確認することができます。
画像では「一時退席中」「取り込み中」「応答不可」「連絡可能」と表示されていますが、自社の運用に合わせてステータスを自由に追加していただくことも可能です。 空き時間検索と組み合わせてお使いいただくことで、より柔軟に役員とのコミュニケーションを図れるでしょう。

スケジュールと役員応接室・会議室予約の連動機能

空き時間を検索後、都合の良い日時が確定したあとは役員応接室や会議室を予約することもあるのではないでしょうか。
Oliveにはスケジュールと役員会議室・会議室の予約をリンクさせ、自動的に変更を連動させる機能があります。
これにより、失念しがちな予約漏れやダブルブッキングを防ぎやすくなります。

Outlookとのスケジュール自動連携

OliveとOutlookを併用して秘書業務をする場合、手間がかかるのが転記作業。
空き時間の検索後は、対象役員への連絡や関連事項の確認などに追われてしまいがち。kとOliveとOutlookのデータを自動連携することでスケジュール調整の負担を軽減します。

まとめ：空き時間検索機能はスケジュール調整の強い味方

本記事では役員の空き時間検索についてご紹介しました。
役員は多忙で、そのスケジュールは常に変動しているため、空き時間を見つけることがなかなか難しいものです。
また日程を探す際に候補時間を比較する作業が煩雑で、手作業では効率的な予定調整が難しいことを、現場に立つ皆様は経験されているのではないでしょうか。
私たちCACは秘書の視点に寄り添い、便利で使い易い機能をOliveに多数取り入れています。
もし秘書業務に関することでお困りのことがありましたら、お気軽にお問い合わせください。 また、詳しい情報をご希望の方は資料請求ページをご覧ください。