Olive イベントレポート

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開催日：2007年11月6日(火)
会　場：東京會舘　丸の内本館
主　催：株式会社シーエーシー

基調講演

私たちの秘書業務改革～秘書業務の標準化・高付加価値化に向けた取り組み～
住友生命保険相互会社
秘書室 秘書室長　三木 邦子 氏
Olive担当　宮内 礼子 氏

・住友生命秘書室の新体制
　当社の秘書業務の中心はもともと大阪にありましたが、本社機構の東京移管にあわせ、2003年4月、東京本社に秘書室が誕生しました。そして、2007年10月の組織改正により、当社唯一の女性だけの組織として、新しいスタートを切ることになりました。
　秘書の仕事は優雅なイメージを持たれがちですが、実際には、電話の鳴り響く中で山のような書類に囲まれながら事務処理をし、時には大きな荷物も運ぶ、という体力勝負の毎日です。役員は、いくつもの部門を受け持ち、多くの仕事を抱えているので、それをサポートする秘書の仕事も細かく多岐にわたり、状況を的確に判断しながら臨機応変な対応が求められる、たいへん難しいものです。また、お客様を始め、社内外の多くの人とコミュニケーションを取りながら進めていく仕事が多いため、高い対人能力が求められます。そのため、秘書の仕事は個人の資質・センス・経験が重要な「名人芸」であり、組織的にレベルアップするのは難しい、と言われてきました。
　しかし、個人の力だけに頼っていると、人が交替するたびに大きく影響を受け、また、人によってサービスの品質にバラつきも出てしまいます。そこで、個人の力を組織の力に変え、その組織の力を継続的にレベルアップしていく仕組みが作れないかと考え、標準化・共有化・高付加価値化、という理念に基づいて、４つの柱による業務改革をスタートさせました。その４本柱とは、(1)業務のマニュアル化（秘書・事務両マニュアルの作成とその継続的な刷新を通じた業務の標準化・高付加価値化）、(2)業務のシステム化（Olive導入による業務の効率化・標準化）、(3)ベンチマーキング（他社秘書室との勉強会を通じた組織的業務改革））、(4)業務コンサルティング（管理職による「同行」マンツーマン指導）です。

・Olive導入の背景と過程
　当社には、オープンドアポリシーという伝統的な社風があり、新入社員から一般職員まであらゆる職員が役員室に報告・相談に来ます。そのため、役員のスケジュールも本社管理職が共有する必要があります。そうした情報共有を的確かつ効率的に実現するため、Web版 秘書室システムOliveの導入プロジェクトがスタートしました。
　導入決定後まず優先したのは、セキュリティと完璧な動作保障です。保険会社にとって情報は命であり、巨大な社内ネットワークシステムを持っています。そこで、厳重でありながらシンプルなログイン方法と、冗長構成によるノーダウン体制の基盤作りを行いました。また、役員にもOliveを抵抗なく受け入れてもらえるよう、従来となるべく近い形式の帳票や全役員の予定表一覧をCACにカスタマイズしてもらいました。
　続いて行ったのはルール作りです。4名からなるOliveチームが、カスタマイズ帳票に合わせて当社独自の入力ルールを決めていきました。必ず入力する項目を定め、どの役員からも均一に情報収集できるよう、標準化を図りました。ルールを決めては検証作業を行い、うまくいかない箇所はルールを変更し、さらに検証作業を重ねる、というやり方で調整しました。この部分が、導入までの過程で一番時間がかかったところです。
　また、東京・大阪双方の本社でCACによる利用方法の説明会を実施したほか、当社独自の入力ルールについての説明会も行い、全秘書に対し教育を徹底しました。また500名近い本社管理職ユーザー用のマニュアルも作成しています。導入にあたっては、手作業の処理や紙での管理を中途半端に残さないよう、導入当初から、接待場所・個人情報・来訪者・応接室・会議室・配車等の各管理機能やOliveメール等、できるだけ広範に機能を活用していくことにもこだわりました。

・Olive導入の効果と今後の展望
　リアルタイムでスケジュール情報を提供できるようになった点が効果の第一に挙げられます。以前は紙のダイアリーとスケジュールシステムの両方に入力していた関係で、システムへの入力に時間差できていましたが、Oliveへの入力に一元化されリアルタイムで情報提供できるようになりました。また役員間でも情報共有できるため、取引先での面談情報など、お互いの情報を把握することが可能となりました。
　2つ目は作業時間の短縮です。Oliveへの1回の入力で、会議室や車の手配、来客の連絡など、関連する複数の業務が完結し、時間が短縮されました。導入してから現在までの情報検索も容易で、必要な情報が瞬時に取り出せるようになりました。
　3つ目はセキュリティの強化です。職務によって設定を変えることにより、セキュリティが強化できるようになりました。
　4つ目は、Oliveに合わせて秘書業務全般を組み立て直したことにより、根本的な標準化が進んだことです。入力項目などをルール化したことで個々のバラつきがなくなり、異動時の引き継ぎや、新人の教育指導がしやすくなりました。
　こうして、秘書室のメンバー全員が、安定した均一のサービスを役員に提供できるようになり、削減できた時間を役員へのサービス品質向上に振り向けられるようになりました。
　今後は、登録情報の整理、ペーパーレス化、秘書用モバイル端末の導入、携帯電話からのスケジュール閲覧など、活用機能の拡大を目指していく予定です。
　こうした業務改革の結果、人が交代しても業務がレベルダウンしない仕組みの基礎が出来たと思っています。スミセイ秘書室では、これをゆるぎないものとして、さらなるステップアップを図っていこうと考えています。

テーマセッション

What's New Olive 2007
株式会社シーエーシー　AMOユニット　AMOコラボレーション部
舟本 英嗣

Web版Oliveは、2007年5月にWindows VistaとIE7に対応したver.1.20をリリースしました。現在はver.1.21をWeb版ユーザー様に発送準備中です。今後は、毎年10月頃を目安にバージョンアップを実施して機能の拡充を図っていきたいと思います。
　Oliveで一番使われているスケジュール管理画面と印刷機能について、CS版とWeb版の違いをご説明します。まず、スケジュール管理画面は、背景色がCS版でのグレー基調からWeb版では黄色基調となりました。メニュー選択方式だった各機能は、Web版でボタン化されました。仮登録は網掛けからグレー表示になり、重なっている予定は複数行表示になります。また、指定したURLへの転送機能、Word/Excelファイルなどの添付機能がWeb版で追加されました。これらにより、たとえば接待するお店のURLを貼り付けたり、会議で使用する資料を添付したりすることが可能です。
　印刷機能では、すべての帳票を一度Excelに落としてから印刷するようになりました。これまで直接印刷しかできなかった帳票もExcelで加工することが可能です。
　最新バージョンであるWeb版Olive ver.1.21の項目一覧のうち、皆様から特にご要望の多かった機能についてご紹介します。まず、秘書業務で重要な帳票に、非常にニーズの高かった月間カレンダー帳票を追加しました。スケジュール種別ごとに色分け表示できます。次に、Oliveユーザー内で使用するOliveメールに、外部へ送信できる機能を追加しました。ボタンクリックで通常使用しているメーラーが起動し、その本文にはすでにスケジュール情報が記載されており、改めて入力する手間はありません。さらに、携帯電話からスケジュールが参照できる機能をオプションとして追加しました。