秘書の仕事を考えるOliveブログ
グループセクレタリーとは？グループで働く秘書が気を付けるべきこと
はじめまして。私は以前、中小企業で社長秘書をしていておりました。
今日からコチラでお世話になりますので、よろしくお願いします。
よろしくお願いします。我々は「グループセクレタリー」の方式を採用しています。今までの１人秘書業務とは、ちょっと違う所があると思うので、ポイントを説明していきます。。
グループセクレタリーとは？
グループセクレタリーとは
グループセクレタリーとは、どういう方式ですか？
グループセクレタリーとは、一般的にグループ企業や大企業などで採用される方式で、会社や部門に所属する複数の秘書をチームとして組織することを指します。
複数の役員を複数の秘書が担当したり、1名の役員を複数の秘書が担当したりします。そして、担当する役員に対して報告や提言を行う場合もあり、高度なスキルや知識が必要な職種です。
いわゆる秘書業務、サポート以外にも、より高いスキルや知識が必要になるのですね。
グループセクレタリーの業務内容は？
グループセクレタリーの業務内容は、通常の秘書と違うのでしょうか？
グループセクレタリーの業務内容は、基本的には通常の秘書と変わりません。担当役員のスケジュール調整と管理・出張手配・資料作成や配布など会議の準備・関連部署との連携・社内外との連絡や調整・電話応対・担当役員あての電子メールや郵便物の管理などを行います。グループセクレタリーは、担当の複数役員に対してそうしたサポートをします。
グループセクレタリーの管理者は、それぞれの秘書の育成や教育を含め、チーム全体のマネジメントにも携わります。
グループセクレタリーが必要な理由
なぜ、役員1人に1人の秘書をつけないのでしょうか？
個人付きの秘書は、担当する役員がパフォーマンスを最大限に発揮できるようサポートしています。それに対し、グループセクレタリーは担当役員の業務をサポートするだけではなく、担当組織全体が効率的に機能するようにサポートをする役割を担っています。
チームで働く秘書が注意すべきこと
チームでのコミュニケーションの重要性
グループセクレタリーとして働く上で、重要なことはありますか？
担当役員が気持ちよく仕事に集中できるように、スケジュール調整やサポートをすることが必要となり、そのためには個人付き秘書以上にチームコミュニケーション能力が求められます。
役員は、重要な会議に出席したり、多忙な中で意思決定が必要になったりします。そのためには、事前に確かな情報収集が必要となり、秘書が短い時間で報告することを求められる場合もあります。
それには、その場の状況に応じて想像力を働かせて機転を利かせることが必要となります。普段から、チーム内の情報共有を円滑に行い、各秘書を通じて得られた情報を手際よくフィードバックしたり、日常的に収集した外部情報や組織内の情報を報告したりする必要もあります。
チームメンバーとの関係構築のコツ
チームコミュニケーションのコツなどありますか？
チームメンバーとの信頼関係を構築し、密接に連携することが求められます。それには、相手の立場に立って考えフレキシブルに対応することが大切となります。
必要なスキル
チームで働く秘書に必要なスキルなどありますか？
先を予測して必要なことを把握し、優先順位を考える問題解決能力やプロジェクト管理、計画的なスケジュール管理を行う能力は必須です。
役員やグループセクレタリーの思考や行動などを理解し、ちょっとした心配りも大切になります。それには、普段から時間や心の余裕を持っておくとよいでしょう。そのためには、秘書業務管理システム「Olive」はオススメです。
秘書業務管理システムを使うメリット
秘書業務管理システム「Olive（オリーブ）」
秘書業務管理システム「Olive」？ これはどんなシステムですか？
秘書が業務を効率的に管理するために、我社が導入しているシステムになります。スケジュール管理また、グループセクレタリーの管理者は、リーダーシップスキルも必要となります。、会議室管理、慶弔贈答管理などの機能を提供し、秘書が業務を円滑に進めるための支援をしてくれます。
グループセクレタリーに便利な機能
グループセクレタリーにとって、どんな事に便利なのですか？
様々なメリットがありますが、定期会議など複数の役員スケジュールを一括予約したり、変更したりできます。また、連動して会議室の予約や配車・来訪者管理もできます。通知機能という便利な機能もあります。
チームでの情報共有をスムーズに
チーム全体でシステムを活用することで、情報共有や連携がスムーズになり、業務の効率化や品質向上につながるというメリットがあります。
秘書業務管理システム通知機能が便利
通知機能が便利な理由
通知機能は、どういう時に便利ですか？
通知機能とは、役員スケジュール登録した時に、そのスケジュールの内容を担当秘書全員にメール通知することができる機能です。
便利な点としては、「Olive」を開かなくてもリアルタイムで役員スケジュールが変わったことが分かる点も挙げられますが、一番はチームへの連絡漏れを防げるという点です。
確かに秘書業務はイレギュラーが多いので、チームへの共有漏れを防げるのは良いですね。
通知機能は役員スケジュールの登録時や変更時に、そのスケジュール内容を担当秘書全員にメール通知することができる機能です。
「Olive」では、役員単位で担当秘書の設定ができます。担当秘書欄には複数の秘書を設定することもできるため「グループセクレタリー」方式にも対応した設定が可能です。 設定されている秘書には、スケジュールの変更に合わせて通知メールが自動送信されますので、変更情報の共有漏れを防ぐことができます。
まとめ
秘書の仕事として、状況に合わせて機転を利かせることは重要なポイントです。グループセクレタリーは、担当組織全体が効率的に機能するようにサポートする必要があります。
「Olive」を利用し、役員スケジュール管理をすればミスやタスク漏れ防止につながりますし、通知機能など秘書のミスを防止するための機能も搭載されていますので、質の高い秘書業務のサポートに役立ちます。
他にも「Olive」には情報共有を目的とした、日々の秘書業務を効率化するための機能が搭載されています。
役員と秘書間のスケジュール共有、秘書室内担当者での情報共有をすることができます。役員や秘書が多い程、共有したい情報も多くなるので、「Olive」を使用することにより業務の効率化と品質向上につながります。
また、役員スケジュールへのアクセス権限を11段階で選択できるため、誰にどの項目を開示・非開示するのかも設定できます。
秘書業務の効率化をお考えの方はCACまでお問い合わせ下さい。
Olive編集局
「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。