秘書の仕事を考えるOliveブログ
Excelで大丈夫？役員車の手配をシステムで手際よく行う
役員車や共有車の車両の台数が多いほど、また情報を共有する人数が多いほど、管理が難しくなっていきますが、配車がうまくいかず、役員の貴重な時間を奪う事態は絶対に避けなければなりません。
秘書の仕事は多岐にわたり、効率と柔軟性が求められます。今よりも時間をかけずに、役員スケジュールと連動させて、配車管理をもっと簡単で効率的にできる方法をお伝えします。
役員車の手配をするのが苦手です。何かいい方法はありますか？
役員車の手配は重要です。それでは、役員車の管理について紹介しますので参考にしてください。また、オススメの便利なシステムについても紹介します。
役員車の管理について
役員車の適切な管理が求められる理由
そもそも秘書が役員車を管理する必要はあるのですか？
今の時代、タクシーアプリでもいいように思います。
まず、役員車が必要な理由についてお話しします。
役員車が必要な理由ですか？考えたことがありません。
役員車が必要な理由はさまざまありますが、まず役員の安全を確保するためです。機密保持にもつながりますし、移動中に役員に何かあると企業に多大な損失を与えます。お約束をした客先にも迷惑をかけることになります。
次に、移動中の時間を役員が有効に使うためです。客先との約束に遅れないことはもちろんですが、役員車を使うことにより役員が仕事をしたり、休んだりできます。また、役員車は企業の信用やイメージにもつながり、企業の重要な資産といえます。
そして、秘書は役員スケジュールをすべて把握しているので、配車も秘書が管理するのが最適といえます。
特に大きな企業では、長距離を除くと、役員が公共の交通手段で移動することは想像できません。また、役員が自分で運転して何かのトラブルに巻き込まれては大変です。企業の機密保持と信用やイメージ、役員が仕事をしたり、休んだりと役員車が必要とされるのには意味があります。
従来の役員車の管理の問題点
現在、私は役員車の管理をExcelで行っています。手間がかかっていますが、問題点はどこにあると思いますか？
Excelでの管理は、次の問題点が考えられます。
・Excelなどの手作業で管理すると、車両の配車や利用履歴の入力や管理に多大な時間や手間がかかる。
・役員車や共有車の台数が多い程、管理が難しい。
・役員スケジュールと連動していないと、スケジュール表の書き換えとExcelの配車表の書き換えが必要となり、また関係者への連絡も必要となる。
・車両の状態や整備履歴までExcelで管理することは難しいため、点検や故障などのトラブル発生時に対応が困難となる。
・役員車は複数の役員で共有するため、誰がどの車を使ったのか、どの程度使用されたのかを把握することが難しい。
このように、Excelなどの管理の場合、役員スケジュールと役員車管理が連動されず、現状の把握がすぐにできないという問題に直面することになります。
役員スケジュールは、追加や変更がよくあり、都度それぞれを書き換えるのは、手間と時間がかかり、変更忘れにもつながります。
役員車の適切な手配方法
役員車の適切な手配方法
役員車の適切な手配方法を教えてください。
役員車の適切な手配方法について、重要な点は主に２つあります。
・役員スケジュールに合わせた配車: 役員スケジュールに合わせて、配車を行うことが重要。車両が遅れた場合、役員スケジュールに影響を与えるため、車両の事前確認や、配車の際には十分な時間の余裕を見込む必要がある。
・運転手のマナーとサービス向上: 運転手のマナーは、役員の印象や快適性に直接影響を与える。また、会社の機密保持という点でも重要。秘書は、役員車の運転手とも積極的にコミュニケーションをとり、役員のスケジュールに合わせて待機してもらうことはもちろん、思慮深い運転とサービスを提供してもらうような心配りが必要となる。役員の体調不良などが分かれば、すぐに伝えるよう依頼しておく。
役員車を配車管理できるシステム
システム導入によるメリットの紹介
役員車の配車管理の重要性は分かりましたが、難しいように感じています。
秘書室システム「Olive（オリーブ）」をお勧めします。「Olive（オリーブ）」は、秘書業務の効率化と情報共有を支援してくれる便利なシステムです。
「Olive（オリーブ）」でできることを紹介します。
- 配車の効率化と手間の軽減
・1つのシステムで役員スケジュールと連動して、配車を登録・変更することができる。
・配車予定が即座に反映されるので、他の役員や前後のスケジュール調整がスムーズになる。 - 配車管理業務の透明性の向上
・役員車の予約と利用状況を関係者や秘書がいつでも簡単に確認をすることができる。
・共有車の利用申請を一目で確認することができるので、空き状況を確認しながら役員車の割振りを行うことができる。
・メール機能により、関係者への連絡漏れを防げる。
・出発・到着・立ち寄り先を登録することができるので、次のスケジュールにも反映しやすい。 - 配車管理業務の効率化
・システム上での申請、割当てなどが可能になるため、従来のExcelや紙ベースでの手作業が不要になり、Wブッキングを防いだり、調整時間が短縮できて効率もよくなる。
・作業と管理にかかる時間が短縮されるので、配車担当者や秘書が業務をより迅速に遂行できるようになる。
・「Olive（オリーブ）」の配車管理のメモ機能を使うことにより、車両の状態や修理履歴などを記録することができる。
役員車の管理には「Olive（オリーブ）」を
「Olive（オリーブ）」の配車管理活用のメリット
スケジュールと連動して自動更新でき、移動時間を含めて配車予定の登録や更新ができます。通知機能が搭載されているため、予定変更時などの関係者への連絡漏れを防止できます。出発・到着・立ち寄り先を複数登録できるので、アポイントの多い役員にも対応できます。 さらに、共有車の割振り運用や、付帯情報を自由に記録できるメモ機能もあるので、配車に関連する情報の柔軟な管理が可能です。
まとめ
役員車は、企業イメージや機密保持とも関連します。また、役員の安全を確保し、時間を有効に使うなど様々な意味のある重要な資産です。
役員車の配車管理をExcelなどで行っていると、役員スケジュールとは別で管理されるため、追加や変更に手間と時間がかかります。
さらに、予定変更などが頻繁に起こる可能性がありますので、関係者への連携漏れなども発生するリスクもあります。
秘書システム「Olive（オリーブ）」を使うことにより、役員スケジュールと連動して配車管理ができ、出発・到着・立ち寄り先などの詳細情報を登録することができるようになります。
また、共有車の利用申請を一目で確認できるので、空き状況を確認しながら役員車の割振りを行うことができ、Excelなど別で配車を管理するより運用が容易になりますし、通知機能が標準で付帯しているので、連絡漏れによるミスも防げます。
このように、秘書システム「Olive（オリーブ）」には、日々の秘書業務を効率化するための機能が搭載されています。 役員と秘書間のスケジュール共有、秘書室内担当者での情報共有をすることができます。役員や秘書が多い程共有したい情報も多くなるので、「Olive（オリーブ）」を導入することにより業務の整理と効率化ができ、結果として秘書業務の品質向上につながります。
配車以外にも様々な機能をご用意しています。
「Olive（オリーブ）」の機能についてご不明な場合は、お問い合わせください。
Olive編集局
「秘書の仕事を考えるOliveブログ」編集局です。このブログでは、日本秘書協会様によるゲスト寄稿や、秘書業務のハウツーやOliveの便利な使い方コンテンツをお届けします。みなさまの、いまの秘書業務の改善やこれからの秘書業務のあり方に、なんらか参考になれば幸いです。